Spis treści
I. Korzyści KSeF. 1
II. Wyzwania dla Przedsiębiorców. 2
III. Zagrożenia techniczne KSeF. 4
IV. Jak przygotować firmę do obowiązkowego KSeF w 2025. 5
KSeF to narzędzie, które odmienia sposób wystawiania i obsługi faktur w firmach. Dzięki niemu codzienne czynności związane z fakturowaniem i przekazywaniem dokumentacji stają się znacznie prostsze. Jednocześnie KSeF niesie ze sobą również pewne wyzwania.
Trzeba pamiętać, że od 2026 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich firm. To duża zmiana, która bez wątpienia zrewolucjonizuje fakturowanie. Dopiero praktyka pokaże, jak sprawdzą się wszystkie te korzyści i wyzwania w codziennym życiu przedsiębiorców. Dlatego warto już teraz dobrze się przygotować i wykorzystać potencjał, który niesie ze sobą KSeF.
I. Korzyści KSeF.
• KSeF to ogromne ułatwienie dla firm w codziennym fakturowaniu. Dzięki automatyzacji wiele czynności, które wcześniej trzeba było robić ręcznie, teraz dzieje się samo. Przykładowo, faktury trafiają bezpośrednio do księgowości, eliminując konieczność ręcznego przepisywania danych. To bardzo skraca czas pracy i znacznie zmniejsza ryzyko popełnienia błędu, który mógłby spowodować komplikacje podatkowe czy kary finansowe.
• Dzięki temu, że każda faktura dostaje unikalny numer KSeF i jest dostępna od razu dla kupującego w systemie, nie ma już potrzeby przesyłania jej tradycyjną pocztą czy mailem, co eliminuje ryzyko zagubienia czy pomyłek w dostarczeniu.
Przypominamy jednak że nie mają obowiązku odbierania faktur w KSeF następujące podmioty:
✓ podmioty zagraniczne, które nie posiadają na terenie Polski siedziby ani stałego
miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,
✓ konsumenci (osoby fizyczne nabywające towary lub usługi na cele niezwiązane z
prowadzeniem działalności gospodarczej lub zawodowej, czyli klienci kupujący dla
siebie, a nie dla firmy czy biznesu),
Fakturę dla tych podmiotów należy przekazać w sposób z nimi uzgodniony, na przykład
w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF.
• KSeF przyspiesza także zwrot VAT – z 60 dni do 40 dni – co jest realną korzyścią dla płynności finansowej firm.
• Przechowywanie faktur w KSeF odbywa się centralnie w systemie przez okres 10 lat od końca roku, w którym faktura została wystawiona. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie archiwizować i przechowywać tych dokumentów, co zmniejsza ryzyko ich zgubienia, zniszczenia lub uszkodzenia.
Po upływie 10-letniego okresu przechowywania faktur w KSeF, firma musi samodzielnie archiwizować dokumenty, które mogą wymagać dłuższego okresu przechowywania. Dotyczy to przede wszystkim:
faktur i dokumentów związanych ze środkami trwałymi, które amortyzuje się przez określony czas,
wartości niematerialnych i prawnych, które także mogą wymagać przechowywania ponad 10 lat,
wszelkich dokumentów, przy których termin przedawnienia zobowiązań podatkowych jest dłuższy niż 10 lat.
W praktyce oznacza to, że nawet po zakończeniu okresu 10 lat w KSeF, przedsiębiorca obowiązkowo musi przechowywać dokumenty elektronicznie lub papierowo tak długo, jak to wynika z przepisów podatkowych i księgowych
• Brak konieczności przygotowywania duplikatów faktur. Wszystkie faktury są przechowywane centralnie i dostępne online do pobrania w dowolnym momencie, nawet po wielu latach.
• Dzięki KSeF nie trzeba już przesyłać osobnych plików z fakturami w formacie JPK FA na prośbę urzędu skarbowego. Ponieważ wszystkie faktury są i tak dostępne w systemie KSeF.
• Pewność dostarczenia i mniej pracy przy weryfikacji W KSeF faktura trafia od razu do systemu i jest automatycznie dostępna dla księgowego. Koniec z szukaniem „zagubionych” dokumentów, dzwonieniem do kontrahentów i ręcznym sprawdzaniem rozrachunków – to realna oszczędność czasu i większa pewność poprawnego rozliczenia.
II. Wyzwania dla Przedsiębiorców.
Wdrożenie KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r. (dla dużych firm) i 1 kwietnia 2026 r. (dla pozostałych) niesie ze sobą wyzwania wykraczające poza codzienne fakturowanie. Centralizacja danych w systemie Ministerstwa Finansów zwiększa transparentność, ale jednocześnie wzmacnia mechanizmy kontroli Urzędu Skarbowego (US). Poniżej omawiamy kluczowe aspekty, które wymagają szczególnej uwagi, aby uniknąć niespodziewanych komplikacji w rozliczeniach VAT, PIT czy ZUS.
• Terminowość wystawiania faktur: Obowiązek wystawienia faktury upływa do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towarów lub świadczenia usług (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT). W KSeF za datę wystawienia uznaje się moment wysłania pliku XML do systemu (nadanie unikalnego numeru KSeF). To wyzwanie szczególnie dla sektorów, gdzie pełne dane o transakcjach (np. prace prawnicze, rozliczenia miesięczne) spływają z opóźnieniem – np. po 10. dniu miesiąca. Opóźnienie może skutkować brakiem prawa do odliczenia VAT u nabywcy lub korektami w JPK_V7, co komplikuje deklaracje.
• Współpraca z kontrahentami niekorzystającymi z KSeF: Do końca 2026 r. przedsiębiorcy o miesięcznej sprzedaży poniżej 10 000 zł mogą wystawiać faktury poza systemem (przepisy przejściowe). Jednak świadome omijanie KSeF przez kontrahentów lub brak weryfikacji ich statusu (np. czy mieszczą się w limicie) rodzi dysonans: faktury w KSeF trafiają automatycznie do US, ale te poza systemem wymagają ręcznego wykazania w JPK_V7 i deklaracji VAT. To może uniemożliwić odliczenie VAT, jeśli US zakwestionuje kompletność ewidencji – zalecamy umowy z klauzulami o e-fakturowaniu.
• Faktury niezwiązane z działalnością i koszty reprezentacji: Obecnie takie dokumenty (np. wydatki prywatne, reprezentacja) nie wykazujemy w JPK_V7 i nie odliczamy VAT. W KSeF wszystkie faktury przechodzą przez US, niezależnie od przeznaczenia. W przyszłości, przy wymianie danych między US, PIT i ZUS, może dojść do kontroli nieujawnionych dochodów (np. korzyści osobistych przedsiębiorcy). Ryzyko wzrasta, jeśli przepisy ewoluują w kierunku automatycznej analizy – warto prowadzić szczegółową dokumentację uzasadniającą charakter transakcji.
• Brak możliwości podmiany lub wycofania faktury: Tradycyjnie, przed trafieniem do US, faktury mogły być wycofywane za porozumieniem stron bez formalnej korekty. W KSeF, po nadaniu numeru, dokument jest nieodwołalny i archiwizowany centralnie. Zmiany wymagają faktury korygującej, co komplikuje wzajemne rozliczenia i może prowadzić do zbędnych korekt w JPK.
• Ujęcie faktury sprzedaży "niedostarczonej": KSeF eliminuje nadużycia, takie jak opóźnione ujęcie faktury sprzedaży z powodu "błędu dostawy". Ponieważ system potwierdza odbiór automatycznie, nabywca nie może powołać się na brak dostarczenia – faktura jest uznawana za ważną od momentu nadania numeru. To zwiększa odpowiedzialność za terminowe pobieranie i księgowanie, pod karą utraty prawa do odliczenia VAT.
• Zwiększona kontrola nad fakturami pustymi i transakcjami wzajemnymi: Opisy transakcji w KSeF są widoczne dla US, co ułatwia weryfikację "faktur pustych" (bez realnej dostawy) lub rozliczeń barterowych. Na każde żądanie przedsiębiorca musi dostarczyć dowody wykonania (umowy, protokoły), inaczej grozi odpowiedzialność solidarnej za VAT (art. 96 ust. 9 ustawy o VAT) lub sankcje karne skarbowe.
• Wzmocniona kontrola kodów GTU: Kody GTU (oznaczenia grup towarów i usług w JPK_V7) nie są nowością, ale w KSeF US zyskuje pełną dokumentację do porównania z deklaracjami. Rozbieżności (np. błędne przypisanie GTU_01 do paliw) mogą skutkować korektami i odsetkami. Zawsze przekazuj księgowemu precyzyjne dane o transakcji, aby uniknąć błędów w ewidencji.
• Surowsza weryfikacja odliczeń VAT: Pozycje mieszane (np. catering z elementami reprezentacyjnymi) lub zakupy wielofunkcyjne będą pod większą lupą US dzięki danym z KSeF. Odliczenie wymaga solidnego uzasadnienia (np. proporcja biznesowa), inaczej ryzykujesz odmowę i kontrolę. Dokumentuj cel wydatku, aby spełnić art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.
Wnioski i rekomendacje
Aby zminimalizować ryzyka, zalecamy wdrożenie poniższych działań. Pamiętaj, że do końca 2026 r. nie przewidujemy kar za błędy w KSeF (okres adaptacyjny), co pozwoli na testowanie systemu bez sankcji. Kontrole mogą wzrosnąć dopiero w 2027 r., ale warto przygotować się zawczasu.
Lp. Rekomendacja Uzasadnienie
1 Wyznacz osobę główną i zastępcę odpowiedzialną za monitorowanie terminów wystawiania faktur w KSeF. Zapewnia terminowość (do 15. dnia) i redukuje ryzyko opóźnień w sektorach z opóźnionymi danymi.
2 Dokładnie informuj księgowego o przedmiocie każdej transakcji, w tym kodach GTU i charakterze wydatku. Ułatwia poprawne ewidencjonowanie w JPK_V7 i odliczenia VAT, minimalizując rozbieżności z danymi US.
3 Zachowaj ostrożność przy transakcjach wzajemnych (np. barter) – wystawianie faktur za nierzeczywiste usługi grozi karami karnymi skarbowymi. KSeF ułatwia wykrywanie takich praktyk; zawsze dokumentuj realność dostaw.
4 Ogranicz koszty reprezentacji lub przygotuj ich szczegółowe uzasadnienie (np. protokoły spotkań biznesowych). Chroni przed kwestionowaniem odliczeń i kontrolami PIT/ZUS w perspektywie wymiany danych między instytucjami.
5 Skorzystaj z okresu przejściowego (brak kar do końca 2026 r.) na testy i szkolenie – nie przewidujemy nasilonych kontroli w pierwszym roku, ale te zagrożenia warto rozważyć na przyszłość. Pozwala na płynne wdrożenie bez presji sankcji, skupiając się na długoterminowej zgodności.
III. Zagrożenia techniczne KSeF.
Choć KSeF przynosi wiele korzyści, warto pamiętać o kilku praktycznych wskazówkach dla przedsiębiorców dotyczących bezpieczeństwa danych.
• KSeF to centralny system gromadzący dużo danych o transakcjach, przez co może przyciągać cyberataki. Dlatego firmy powinny stosować mocne hasła, uwierzytelnianie wielopoziomowe i regularnie szkolić pracowników w zakresie bezpieczeństwa danych.
• Możliwość nieautoryzowanego dostępu do danych przez osoby mające legalny dostęp do systemu, co wymaga odpowiednich zabezpieczeń i kontroli dostępu.
• Konieczność posiadania aktywnego profilu zaufanego i stałego dostępu do internetu do korzystania z systemu, co może stanowić pewne ograniczenie dla niektórych przedsiębiorców.
• Kolejnym wyzwaniem mogą być awarie lub przeciążenia systemu, które czasowo utrudniają korzystanie z platformy i mogą wpływać na terminowość przesyłania faktur.
Uwaga! Artykuł opisujący rodzaje trybów awaryjnych oraz działania przedsiębiorców podczas awarii zostanie przedstawiony Państwu zgodnie z ustalonym harmonogramem publikacji treści.
• Ryzyko błędów ludzkich może prowadzić do komplikacji, dlatego ważne jest odpowiednie przeszkolenie personelu i stosowanie sprawdzonych procedur.
IV. Jak przygotować firmę do obowiązkowego KSeF w 2025.
Aby przygotować firmę do obowiązkowego KSeF w 2025 roku, należy przeprowadzić kilka kluczowych kroków organizacyjnych i technicznych:
• Analiza procesów fakturowania i rozliczeń - dokładne przejrzenie jak teraz wystawiane, odbierane i księgowane są faktury, w celu dostosowania tych procesów do wymagań KSeF. Niezbędne jest sprawdzenie czy obecne oprogramowanie księgowe obsługuje faktury w formacie XML zgodnym z KSeF oraz czy ma możliwość integracji przez API KSeF.
• Wyznaczenie odpowiedzialnych osób - określenie, kto w firmie będzie odpowiedzialny za kontakt z systemem KSeF, za nadawanie uprawnień i kontrolę przepływu faktur, co pozwoli uporządkować komunikację i obieg dokumentów. W małej firmie za KSeF odpowiada zwykle właściciel lub osoba zarządzająca, która dba o poprawność i terminowość faktur. Ważne, by była to jedna konkretna osoba, która zna system i pilnuje prawidłowego przepływu faktur.
• Dostosowanie obiegu dokumentów - system powinien obsługiwać wszystkie rodzaje faktur związane z działalnością firmy, w tym faktury VAT, faktury VAT RR, faktury korygujące oraz inne dokumenty szczególne, a także integrację z kasami fiskalnymi, jeśli to konieczne. (Przypominamy że do końca 2026 roku można jeszcze wystawiać faktury na kasie fiskalnej i faktury uproszczone (np. paragony z NIP), ale od 1 stycznia 2027 roku wszystkie faktury muszą być wystawiane wyłącznie w KSeF.)
• Wdrożenie procedur awaryjnych - aby w przypadku problemów technicznych lub niedostępności systemu KSeF można było kontynuować wystawianie faktur i uniknąć negatywnych skutków prawnych.
• Szkolenia i komunikacja - przeszkolenie zespołu odpowiedzialnego za fakturowanie i księgowość z obsługi KSeF oraz wdrożenie nowych procedur, co zapewni płynne przejście na elektroniczny system e-faktur.
• Testowanie i integracja systemów - jeśli to możliwe, rozpoczęcie pracy z KSeF w trybie testowym pozwoli na wyłapanie ewentualnych problemów przed obowiązkowym wdrożeniem.
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 w wersji przedprodukcyjnej została udostępniona od 15 listopada 2025 r., co umożliwia podatnikom testy integracyjne przed obowiązkowym uruchomieniem KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.
Dzięki tym materiałom można łatwo nauczyć się, jak wystawiać, odbierać i zarządzać fakturami w KSeF 2.0 bezpośrednio przez aplikację lub przy pomocy zintegrowanego systemu księgowego:
• https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
Artykuł przygotowała koordynator działu księgowości Tetiana Kupchuk.
Proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych czyli e-Faktur odbywa się poprzez oprogramowanie przedsiębiorców połączone z KSeF. Program automatycznie przesyła fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur, gdzie zostaje ona zweryfikowana, zatwierdzona i nadany zostaje jej numer KSeF.
W Subiekcie 123 dostępna jest funkcjonalność integracji z KSeF, która umożliwia:
Potwierdzeniem prawidłowego wystawienia faktury jest pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).
UPO w KSeF to oficjalny dokument potwierdzający, że faktura ustrukturyzowana została prawidłowo odebrana i zarejestrowana przez system KSeF. UPO zawiera między innymi numer identyfikacyjny faktury oraz datę jej wysłania i rejestracji. Otrzymanie UPO jest niezbędne, aby faktura uzyskała moc prawną i była uznawana za wystawioną zgodnie z przepisami. Bez UPO faktura nie jest uznawana za skuteczną, nawet jeśli została wysłana do systemu.
W przypadku błędów faktura zostanie odrzucona przez KSeF — może się tak stać:
Faktura odrzucona nie jest traktowana jako wystawiona i nie można wystawić do niej korekty ani jej anulować. W takiej sytuacji podatnik musi poprawić błędy i ponownie przesłać fakturę do systemu, aż do uzyskania UPO.
UPO jest ważnym dokumentem do archiwizacji jako dowód prawidłowego wystawienia faktury w KSeF.
E-Faktura uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Jeśli przesłanie nastąpi później niż data na fakturze, traktuje się ją jako wystawioną poza KSeF, z datą podaną na fakturze (Tryb offline).
Tryb offline stosuje się w sytuacji tymczasowej niedostępności systemu KSeF, na przykład w przypadku awarii lub prac serwisowych. Wtedy fakturę wystawia się poza systemem, zgodnie z obowiązującym wzorem, i przesyła ją do KSeF w terminie określonym przez przepisy, (najczęściej nie później niż następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności). Faktury wystawione w trybie offline są ważne od daty ich wystawienia, nawet jeśli ich przesłanie do systemu następuje z opóźnieniem.
Dodatkowo, istnieje tryb offline24 — dobrowolna forma wystawiania faktur, która umożliwia ich rejestrację w KSeF z opóźnieniem do końca następnego dnia roboczego, niezależnie od dostępności systemu czy wystąpienia awarii. Faktury wystawione w trybie offline24 zachowują ważność od daty faktycznego wystawienia.
E-Faktura jest uznana za otrzymaną przy użyciu KseF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Jeżeli E-Faktura jest udostępniana nabywcy (w tym m.in. konsumentowi lub podatnikowi zagranicznemu), w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Podsumowanie: data otrzymania e-Faktury zakupu to data jej wygenerowania w systemie KSeF. Oznacza to, że data wystawienia faktury przez sprzedawcę w systemie KSeF jest jednocześnie datą jej otrzymania przez nabywcę.
Termin płatności faktury liczony jest od dnia następującego po dniu wystawienia faktury, czyli faktycznie od dnia jej przyjęcia przez system KSeF.
Dodatkowe wyjaśnienia Ministerstwa Finansów:
Podręcznik KSeF 2.0:
Artykuł przygotowała koordynator działu księgowości Tetiana Kupchuk.
Spis treści
I. Pojęcie obiegu i odbioru faktur w systemie KSeF. 1
Jak działają faktury ustrukturyzowane w KSeF. 1
II. Szczegóły dotyczące dostarczania faktur do kontrahentów w systemie KSeF. 1
Odbiór faktur przez kontrahentów korzystających z systemu KSeF. 2
Wyjątki od obowiązku odbioru faktur w systemie KSeF. 2
Odbiór faktur przez Subiekt 123. 2
Odbieranie faktur w KSeF od 1 lutego 2026. 3
III. Przechowywanie faktur w KSeF. 5
Krajowy System e-Faktur służy do centralizacji procesu wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych.
Uwaga! Wszyscy podatnicy powinni być przygotowani DO ODBIORU faktur zakupowych wystawianych za pośrednictwem KSeF już od 1 lutego 2026 roku!
Nawet jeśli kontrahent-odbiorca nie korzysta z KSeF, faktura dla niego musi być wystawiona w tym systemie i zawierać kod QR na swojej wizualnej wersji. Dzięki temu klient może zweryfikować fakturę, skanując kod QR umieszczony na jej wizualizacji, bez konieczności logowania się do systemu. Kod QR pozwala szybko potwierdzić autentyczność dokumentu i dostęp do jego danych w KSeF.
W okresie, kiedy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe, odbiorca faktury nie będzie mógł odmówić otrzymania jej przez ten system. Innymi słowy, nie będzie możliwości, żeby nie zaakceptować faktury wystawionej i przesłanej w KSeF.
Oznacza to, że po przesłaniu przez sprzedawcę pliku XML do KSeF i nadaniu mu unikalnego numeru identyfikacyjnego, faktura jest oficjalnie zarejestrowana w systemie Ministerstwa Finansów. Jeśli nabywca, którego NIP został podany na fakturze, uwierzytelni się w KSeF, to również otrzyma dostęp do tej faktury w systemie.
Aby nabywca otrzymał fakturę w KSeF, trzeba podać jego numer NIP dokładnie w polu „NIP” dla Podmiot2. Jeśli NIP zostanie wpisany gdzie indziej, nabywca nie będzie mógł odebrać faktury w systemie, nawet jeśli się w nim zaloguje.
Nie mają obowiązku odbierania faktur w KSeF następujące podmioty:
Fakturę dla tych podmiotów należy przekazać w sposób z nimi uzgodniony, na przykład w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF. Zaleca się, aby ten sposób przekazywania faktur został jasno określony w umowie między kontrahentami, co zapobiega nieporozumieniom i problemom po dokonaniu sprzedaży.
Istnieją dwie główne metody pobierania faktur z systemu KSeF:
Subiekt 123 to program, który umożliwia automatyczne łączenie się z KSeF. Po włączeniu funkcji automatycznego pobierania, program cyklicznie sprawdza dostępność nowych faktur kosztowych i samodzielnie pobiera je do swojego środowiska. Następnie konwertuje je na dokumenty gotowe do dalszej obróbki lub wysłania do księgowości. Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie logować się do KSeF ani pobierać plików — cały proces odbywa się automatycznie.
W programie można ustawić, jak często Subiekt 123 ma sprawdzać system KSeF pod kątem nowych faktur, na przykład co 30 minut. Dodatkowo istnieje opcja, aby sprawdzanie odbywało się również przy uruchomieniu programu.
Gdy pojawią się nowe faktury, program wyśle użytkownikowi powiadomienie, dzięki czemu będzie mógł je zweryfikować i zatwierdzić do dalszego przetwarzania.
Ta automatyzacja znacznie usprawnia pracę z fakturami, minimalizując konieczność ręcznej obsługi i zmniejszając ryzyko pominięcia ważnych dokumentów
Funkcje związane z KSeF w Subiekcie 123 obejmują m.in.:
Uwaga! Instrukcja obsługi programu Subiekt123 zostanie przedstawiona Państwu wraz z odpowiednimi materiałami wideo, zgodnie z ustalonym harmonogramem publikacji treści.
W sytuacji, gdy duża firma wystawi fakturę w KSeF od 1 lutego 2026 r. dla małej spółki, która zobowiązana będzie do korzystania z KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., mała spółka i tak będzie musiała mieć techniczną możliwość odbioru tej faktury w systemie KSeF już od 1 lutego 2026 r.
Oznacza to, że choć mały podmiot nie jest jeszcze obowiązany do wystawiania faktur w KSeF przed 1 kwietnia 2026 r., to musi być przygotowany do odbierania faktur wysyłanych do niego przez duże firmy, które korzystają z KSeF od lutego.
W okresie przejściowym, dla podatnika który jeszcze nie będzie posiada zintegrowanego narzędzia do wystawiania i otrzymywania faktur w KSeF, alternatywą będzie korzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez MF tj. :
Aplikacja Podatnika KSeF - to bezpłatne narzędzie chmurowe udostępnione przez Ministerstwo Finansów, które umożliwia przedsiębiorcom wygodne zarządzanie fakturami elektronicznymi. Za jej pomocą można wystawiać, odbierać i zarządzać e-fakturami w czasie rzeczywistym. Aplikacja pozwala także na nadawanie i delegowanie uprawnień, korzystanie z tokenów oraz podgląd faktur bez konieczności logowania (dostęp anonimowy). Oficjalna Aplikacja Podatnika KSeF dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: https://ksef.mf.gov.pl/web/
Uwaga! Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 zostanie udostępniona na środowisku przedprodukcyjnym od 15 listopada 2025 roku. Wcześniej, od 3 listopada 2025 r., będzie dostępna do testowania wersja testowa tej aplikacji. Umożliwi to podatnikom zapoznanie się z funkcjami systemu przed obowiązkowym wprowadzeniem KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.*
Dzięki tym materiałom można łatwo nauczyć się, jak wystawiać, odbierać i zarządzać fakturami w KSeF 2.0 bezpośrednio przez aplikację lub przy pomocy zintegrowanego systemu księgowego:
Aplikacja Mobilna KSeF - to wersja aplikacji dedykowana urządzeniom przenośnym, zapewniająca dostęp do KSeF z poziomu smartfona lub tabletu. Umożliwia szybki podgląd i odbiór faktur, zarządzanie uprawnieniami oraz powiadomienia o nowych dokumentach bez konieczności używania komputera. Aplikację Mobilną KSeF można pobrać z oficjalnych sklepów:
Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=pl.gov.mf.ksef&hl=pl
App Store: https://apps.apple.com/pl/app/ksef/id6478391157?l=pl
E-mikrofirma - to narzędzie dedykowane mikroprzedsiębiorcom, które integruje się z KSeF i umożliwia prostą obsługę faktur ustrukturyzowanych dla najmniejszych firm. e-mikrofirma zapewnia dostęp do kluczowych funkcji KSeF dostosowanych do specyficznych potrzeb mikroprzedsiębiorstw, w tym wystawianie, odbieranie faktur i zarządzanie uprawnieniami w uproszczony sposób. Wprowadzenie tego narzędzia ma ułatwić spełnienie obowiązku korzystania z KSeF od 1 stycznia 2027 roku. Oficjalna strona aplikacji e-mikrofirma Ministerstwa Finansów to: https://e-mikrofirma.mf.gov.pl
Narzędzia te po uwierzytelnieniu się w systemie zapewnią dostęp do otrzymanych faktur zakupowych. Aplikacje te mogą także stanowić docelowe narzędzie, przy użyciu których podatnik objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r. będzie mógł także wywiązać się z tego obowiązku.
Uwaga! Od 1 sierpnia 2026 r. obowiązuje wymóg stosowania numeru faktury nadanego przez KSeF dla płatności związanych z fakturami objętymi mechanizmem podzielonej płatności (MPP) oraz we wszystkich przelewach za faktury VAT.
Podsumowanie pobierania faktur z KSeF w 2026:
Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Dotyczy to:
Oznacza to, że podatnicy w tym okresie nie są zobowiązani do przechowywania ww. faktur we własnym zakresie. Przyjęcie 10-letniego okresu przechowywania faktur w KSeF, zapewnia,
że większość zobowiązań podatkowych w tym czasie się już przedawni. Okres 10 - letni jest również związany z okresem dokonywania korekt podatku naliczonego w podatku VAT (w przypadku nieruchomości).
___________________________________________________________________________
* Różnica między wersją testową Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 dostępną od 3 listopada 2025 roku a środowiskiem przedprodukcyjnym udostępnionym od 15 listopada 2025 r. polega na:
** VAT RR - to specyficzny rodzaj faktury VAT wystawianej przez nabywcę produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, nabywca tych produktów jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT RR, która dokumentuje taką transakcję.
Pod koniec 2024 roku dużo mówiło się o tym, że Wigilia Bożego Narodzenia, czyli 24 grudnia, mogłaby zostać dniem wolnym od pracy, jednakże wtedy projekt zmian nie został jeszcze przyjęty. Ostatecznie dopiero w 2025 roku przepisy oficjalnie zostały zatwierdzone i wprowadziły Wigilię do katalogu dni ustawowo wolnych od pracy. Dzięki temu Polacy zyskali dodatkowy dzień na przygotowania do świąt i spędzenie czasu z bliskimi bez pośpiechu.
Zmiana została wprowadzona poprzez nowelizację ustawy z dnia 18 stycznia 1951 roku dotyczącej dni wolnych od pracy. Akt został uchwalony przez parlament, a następnie podpisany przez ówczesnego Prezydenta Rzeczypospolitej. Tak więc od 1 lutego 2025 roku dzień 24 grudnia stał się dniem ustawowo wolnym od pracy.
Podstawowym uzasadnieniem wprowadzenia dnia wolnego w Wigilię była chęć lepszego godzenia życia zawodowego z prywatnym. 24 grudnia to dla większości Polaków czas intensywnych przygotowań do Świąt Bożego Narodzenia, a ze względu na składane wnioski urlopowe na ten dzień, wiele pracodawców i tak decydowało się na zamknięcie firm. Dlatego też uznano, że formalne ustanowienie Wigilii dniem wolnym od pracy lepiej odzwierciedla realne potrzeby społeczne.
Jeśli spojrzeć na kalendarz, w 2025 roku 24 grudnia przypada na środę. W konsekwencji cały okres świąteczny (24–26 grudnia) będzie trwał od środy do piątku, co gwarantuje wydłużony wypoczynek pracownikom bez konieczności składania dodatkowych wniosków urlopowych.
Po intensywnym roku zawodowym oraz codziennych zajęciach warto znaleźć chwilę na zwolnienie tempa i skoncentrowanie się na rodzinie, odpoczynku oraz świątecznej aurze. Po takim świątecznym odprężeniu, a w szczególności dla tych, którzy mogą przedłużyć ten czas do 7 stycznia (😊), łatwiej będzie podsumować miniony rok i zacząć nowy ze świeżą energią.
Z wyrazami szacunku, Koordynator Kadr i Płac – Julia Szacherska
KSeF wprowadza nową definicję faktury — fakturę ustrukturyzowaną, czyli e-Fakturę w formacie XML, która jest wystawiana, przesyłana i przechowywana w systemie KSeF.
Taka zmiana oznacza, że tylko faktury wygenerowane i zatwierdzone w KSEF mają moc prawną i mogą być podstawą do rozliczeń podatkowych. W rozumieniu prawnym faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, która posiada przydzielony przez system, indywidualny numer identyfikacyjny.
Do KSeF wysyła się wyłącznie faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Nie wysyła się do KSeF drukowanych rolek czy innych form papierowych, a jedynie elektroniczne faktury ustrukturyzowane.
Załącznik do e-Faktury w KSeF to dodatkowa część faktury elektronicznej, w której można przekazać szczegółowe dane, np. o zużyciu energii czy paliw. Nie jest to osobny plik, ale integralna część faktury w formacie XML. Dodawanie załączników jest opcjonalne i wymaga zgody Ministerstwa Finansów (Podatnik musi uzasadnić potrzebę korzystania z załączników i podać szacowaną liczbę przesyłanych załączników miesięcznie. Po złożeniu zgłoszenia i jego pozytywnym rozpatrzeniu (w ciągu 30 dni) można przesyłać faktury z załącznikami przez API KSeF). Załącznik pomaga dużym firmom przekazywać ważne, rozbudowane informacje razem z fakturą, ale nie jest obowiązkowy dla wszystkich.
Podatnikom nadal będzie udostępniona możliwość pobrania faktury w formacie PDF. Jednak taki dokument nie będzie stanowił faktury w rozumieniu KSeF, lecz jedynie jej wizualizację, służącą celom informacyjnym i ułatwiającą odczytanie danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej przesłanej w formacie XML.
W kontekście wizualizacji e-Faktury przez wystawcę mogą być modyfikowane przede wszystkim elementy dotyczące jej graficznej prezentacji, takie jak:
Jednocześnie, wystawiając fakturę za pomocą programu Subiekt123, dalej będzie można wygenerować fakturę z własnym logo oraz QR kodem KSEF.
Uwaga! Należy uznać, że wizualizacja faktury wystawionej w KSeF nie jest fakturą.
Oryginałem faktury jest plik XML przechowywany i dostępny w systemie KSeF, który zawiera pełną, ustrukturyzowaną i oficjalną treść faktury.
Wizualizacja służy jedynie celom informacyjnym i ułatwia odbiorcom szybkie zapoznanie się z treścią faktury w znanym formacie.
Najważniejsze jest, aby wizualizacja wiernie oddawała bez zmian merytoryczną treść zawartą w pliku XML przesłanym do KSeF, czyli dane liczbowe, nazwy, daty i inne kluczowe informacje nie mogą być zmieniane czy modyfikowane graficznie.
Wizualizacja może być opatrzona np. kodem QR, który pozwala na szybkie sprawdzenie faktury w systemie KSeF.
Kod QR na wizualizacji faktury KSeF zawiera wszystkie niezbędne dane, takie jak numer KSeF, dane sprzedawcy i nabywcy oraz datę wystawienia. Dzięki temu na wydruku PDF można go szybko zeskanować, aby zweryfikować autentyczność dokumentu, pobrać fakturę bezpośrednio z systemu KSeF oraz potwierdzić, że została prawidłowo zarejestrowana i wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur.
Kod QR ułatwia również pracę księgowym i kontrolerom, umożliwiając szybki dostęp do ustrukturyzowanych danych faktury.
Brak kodu QR na wizualizacji faktury może oznaczać, że faktura nie została jeszcze przydzielona do KSeF, pochodzi sprzed okresu obowiązkowego stosowania KSeF lub jest wersją roboczą czy kopią nieformalną, która nie umożliwia natychmiastowej weryfikacji w systemie.
W praktyce stosowanie kodu QR jest mocno rekomendowane i planowane jako obowiązkowe przy fakturach przekazywanych poza systemem KSeF od 1 lutego 2026 r.
Uwaga dla odbiorców!
Otrzymana wizualizacja faktury bez kodów QR może nie być jej ostateczną wersją, co oznacza, że kwota podatku do odliczenia może być nieprawidłowo naliczona. W przypadku braku kodów QR należy zwrócić się do sprzedawcy o dostarczenie faktury uzupełnionej o te elementy, ponieważ ich brak może budzić wątpliwości co do ważności dokumentu i komplikować rozliczenia podatkowe.
Wszystkie rodzaje faktur w systemie KSeF są oparte o ten sam schemat. Wprowadzone zatem zostało obligatoryjne pole RodzajFaktury w elemencie Fa faktury ustrukturyzowanej umożliwiające weryfikację wymogów ustawowych w zakresie obligatoryjnych elementów faktury.
W zależności od rodzaju faktury w polu tym należy wpisać:
Uwaga! W przypadku niepoprawnie zaznaczonego typu faktura może zostać odrzucona przez system KSeF. Odrzucenie skutkuje brakiem uznania faktury za prawidłowo wystawioną, a podatnik musi ją poprawić i ponownie przesłać do systemu.
Wystawianie faktur Pro forma jest możliwe poza systemem KSeF, ponieważ nie są one fakturami w rozumieniu ustawy o VAT i pełnią jedynie funkcję informacyjną lub ofertową. Takie faktury można sporządzać w formacie PDF lub w systemach sprzedażowych niezależnych od KSeF.
Ważnie! Po otrzymaniu płatności za fakturę Pro forma podatnik ma obowiązek wystawić właściwą fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją do KSeF (nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego) zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Uwaga! Po przesłaniu faktury do KSeF nie ma możliwości jej bezpośredniej zmiany ani anulowania w samym systemie. Każda korekta danych faktury musi być dokonana wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej (korekty).
Proces wystawiania e-Faktur odbywa się poprzez oprogramowanie przedsiębiorców połączone z KSeF. Program automatycznie przesyła fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur, gdzie zostaje ona zweryfikowana, zatwierdzona i nadany zostaje jej numer KSeF.
W Subiekcie 123 dostępna jest funkcjonalność integracji z KSeF, która umożliwia:
Dzięki temu użytkownicy Subiekta 123 mają pełną kontrolę nad obiegiem elektronicznych faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Uwaga! Instrukcja obsługi programu Subiekt123 zostanie przedstawiona Państwu wraz z odpowiednimi materiałami wideo, zgodnie z ustalonym harmonogramem publikacji treści.
Potwierdzeniem prawidłowego wystawienia faktury jest pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) w KSeF to oficjalny dokument potwierdzający, że faktura ustrukturyzowana została prawidłowo odebrana i zarejestrowana przez system KSeF. UPO zawiera między innymi numer identyfikacyjny faktury oraz datę jej wysłania i rejestracji.
Uwaga! Otrzymanie UPO jest niezbędne, aby faktura uzyskała moc prawną i była uznawana za wystawioną zgodnie z przepisami. Bez UPO faktura nie jest uznawana za skuteczną, nawet jeśli została wysłana do systemu.
W przypadku błędów faktura zostanie odrzucona przez KSeF — może się tak stać:
Faktura odrzucona nie jest traktowana jako wystawiona i nie można wystawić do niej korekty ani jej anulować. W takiej sytuacji podatnik musi poprawić błędy i ponownie przesłać fakturę
do systemu, aż do uzyskania UPO. UPO jest ważnym dokumentem do archiwizacji jako dowód prawidłowego wystawienia faktury w KSeF.
E-Faktura uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Jeśli przesłanie nastąpi później niż data na fakturze, traktuje się ją jako wystawioną poza KSeF, z datą podaną na fakturze (Tryb offline).
Tryb offline stosuje się w sytuacji tymczasowej niedostępności systemu KSeF, na przykład w przypadku awarii lub prac serwisowych. Wtedy fakturę wystawia się poza systemem, zgodnie z obowiązującym wzorem, i przesyła ją do KSeF w terminie określonym przez przepisy, (najczęściej nie później niż następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności). Faktury wystawione w trybie offline są ważne od daty ich wystawienia, nawet jeśli ich przesłanie do systemu następuje z opóźnieniem.
Dodatkowo, istnieje tryb offline24 — dobrowolna forma wystawiania faktur, która umożliwia ich rejestrację w KSeF z opóźnieniem do końca następnego dnia roboczego, niezależnie od dostępności systemu czy wystąpienia awarii. Faktury wystawione w trybie offline24 zachowują ważność od daty faktycznego wystawienia.
UWAGA! Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (art. 106i ust. 1 ustawy VAT).
E-Faktura jest uznana za otrzymaną przy użyciu KseF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Jeżeli E-Faktura jest udostępniana nabywcy (w tym m.in. konsumentowi lub podatnikowi zagranicznemu), w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Podsumowanie: data otrzymania e-Faktury zakupu to data jej wygenerowania w systemie KSeF. Oznacza to, że data wystawienia faktury przez sprzedawcę w systemie KSeF jest jednocześnie datą jej otrzymania przez nabywcę.
Termin płatności faktury liczony jest od dnia następującego po dniu wystawienia faktury, czyli faktycznie od dnia jej przyjęcia przez system KSeF.
Dodatkowe wyjaśnienia Ministerstwa Finansów:
Podręcznik KSeF 2.0:
KSeF wprowadza nową definicję faktury — fakturę ustrukturyzowaną, czyli e-Fakturę w formacie XML, która jest wystawiana, przesyłana i przechowywana w systemie KSeF.
Taka zmiana oznacza, że tylko faktury wygenerowane i zatwierdzone w KSEF mają moc prawną i mogą być podstawą do rozliczeń podatkowych. W rozumieniu prawnym faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, która posiada przydzielony przez system, indywidualny numer identyfikacyjny.
Do KSeF wysyła się wyłącznie faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Nie wysyła się do KSeF drukowanych rolek czy innych form papierowych, a jedynie elektroniczne faktury ustrukturyzowane.
Podatnikom nadal będzie udostępniona możliwość pobrania faktury w formacie PDF. Jednak taki dokument nie będzie stanowił faktury w rozumieniu KSeF, lecz jedynie jej wizualizację, służącą celom informacyjnym i ułatwiającą odczytanie danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej przesłanej w formacie XML.
Ważne jest jednak, że:
Wizualizacja nie jest dokumentem urzędowym i nie jest samodzielną fakturą podatkową.
Oryginałem faktury jest plik XML przechowywany i dostępny w systemie KSeF, który zawiera pełną, ustrukturyzowaną i oficjalną treść faktury.
Najważniejsze jest, aby wizualizacja wiernie oddawała bez zmian merytoryczną treść zawartą w pliku XML przesłanym do KSeF, czyli dane liczbowe, nazwy, daty i inne kluczowe informacje nie mogą być zmieniane czy modyfikowane graficznie.
Wizualizacja może być opatrzona kodem QR, który pozwala na szybkie sprawdzenie faktury w systemie KSeF.
Kod QR na wizualizacji faktury KSeF zawiera wszystkie niezbędne dane, takie jak numer KSeF, dane sprzedawcy i nabywcy oraz datę wystawienia. Dzięki temu na wydruku PDF można go szybko zeskanować, aby zweryfikować autentyczność dokumentu, pobrać fakturę bezpośrednio z systemu KSeF oraz potwierdzić, że została prawidłowo zarejestrowana i wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur.
Brak kodu QR na wizualizacji faktury może oznaczać, że faktura nie została jeszcze przydzielona do KSeF, pochodzi sprzed okresu obowiązkowego stosowania KSeF lub jest
wersją roboczą czy kopią nieformalną, która nie umożliwia natychmiastowej weryfikacji w systemie.
Pro forma, duplikat faktury, faktury zaliczkowe i korekty, nota korygująca:
Ważnie! Po otrzymaniu płatności za fakturę Pro forma podatnik ma obowiązek wystawić właściwą fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją do KSeF (nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego) zgodnie z obowiązującymi przepisami.
W KSeF nie ma możliwości wystawienia noty korygującej bezpośrednio w systemie — korekty realizuje się fakturą korygującą, co zapewnia większą kontrolę i jednoznaczność dokumentacji księgowej.
Uwaga! Po przesłaniu faktury do KSeF nie ma możliwości jej bezpośredniej zmiany ani anulowania w samym systemie. Każda korekta danych faktury musi być dokonana wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej (korekty).
Istotne warunki dotyczące korekty faktury w KSeF:
Artykuł przygotowała główna księgowa: Tetiana Kupchuk
Listopad 2025 roku to czas wyciszenia oraz refleksji. Chłodna aura i krótsze dni sprzyjają domowemu odpoczynkowi, ale to także okres, w którym wiele firm mierzy się z wyzwaniami końcowo rocznymi. Ponadto, powoli zbliżające się święta powodują, że skuteczne organizowanie pracy w tym okresie staje się bardzo ważne. Dobrze zaplanowany listopad pozwala nie tylko na zachowanie równowagi między obowiązkami a odpoczynkiem, ale też ułatwia spokojne wejście w końcówkę roku. W tym artykule przyjrzymy się, jak zorganizować czas pracy w listopadzie 2025, by w pełni go wykorzystać.
LISTOPAD 2025
Przejdźmy do przeliczenia czasu pracy
Listopad rozpoczyna się w sobotę. Oznacza to, że pierwszy tydzień rozliczeniowy, będziemy liczyć od soboty do niedzieli. Licząc w ten sposób, otrzymujemy 4 pełne tygodnie.
4 tygodnie * 40h = 160 godzin
Uwaga!
11 listopada wypadający we wtorek jest dniem wolnym od pracy, w związku z czym obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Dodatkowo 1 listopada, Wszystkich Świętych, przypada w sobotę. Choć sobota zazwyczaj nie jest dniem roboczym, to ze względu na obowiązujące przepisy święto przypadające w inny dzień niż niedziela również powoduje obniżenie wymiaru czasu pracy o 8 godzin.
Wobec powyższego otrzymujemy 2 dni wolne, które mnożymy przez 8 godzin pracowniczych. Łącznie daje nam to wymiar czasu pracy obniżony o 16 godzin.
160 h – 16 h = 144 godziny czasu pracy
Podsumowując, w listopadzie 2025 naszym pracownikom, należy zaplanować 144 godzin czasu pracy (18 dni roboczych). Jak wspominaliśmy w artykule dotyczącym czasu pracy w maju 2025, możemy jako pracodawcy wyznaczyć jeden konkretny dzień za święto w sobotę za pomocą ogólnego obwieszczenia lub możemy pozwolić pracownikom decydować indywidualnie.
Z wyrazami szacunku
Koordynator Kadr i Płac – Julia Szacherska
Od 1 kwietnia 2026 roku w Polsce wszystkich podatników obejmie obowiązek fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy zarówno jak osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) tak i osób prawnych (spółki i organizacji).
Oznacza to, że faktury sprzedaży do innych podmiotów (transakcje B2B) mogą być wystawiane wyłącznie za pomocą KSeF.
Uwaga. Nowy system dotyczy jak podatników VAT tak i podmioty zwolnione z VAT!
Harmonogram wprowadzania obowiązku KSeF:
•
1 lutego 2026 – obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników (ze sprzedażą brutto w 2024 roku powyżej 200 mln zł).
•
1 kwietnia 2026 – rozszerzenie obowiązku na pozostałych podatników, z wyłączeniem najmniejszych podmiotów („wykluczeni cyfrowo”);
•
1 stycznia 2027 – obejmuje również najmniejsze podmioty („wykluczeni cyfrowo”) z miesięczną sprzedażą do 10 tys. zł.
Uwaga. Wszyscy podatnicy powinni być przygotowani DO ODBIORU faktur zakupowych wystawianych przez podatników czynnych VAT za pośrednictwem KSeF już od 1 lutego 2026 roku!
Czym jest KSeF?
KSEF – obligatoryjna platforma do wystawienia faktur sprzedaży na rzecz podmiotów B2B (innych przedsiębiorstw) oraz wymiany fakturowej (sprzedaż i zakup) pomiędzy przedsiębiorcami, umożliwiający jak wystawienie i wysyłkę faktury sprzedaży tak i odbiór faktur od innych przedsiębiorców.
Podsumowując, KSEF to:
•
Obowiązek i system online do dokumentów sprzedaży;
•
Portal do wymiany i odbioru faktur zakupu.
KSeF działa jako darmowa platforma elektronicznego fakturowania.
Każdy podatnik posiadający numer NIP ma automatycznie założone konto w Krajowym Systemie e-Faktur.
Kluczowe cechy i funkcje KSeF:
•
KSeF umożliwia tworzenie i wysyłanie faktur w formie elektronicznej (pliku XML);
•
Wszystkie faktury są przekazywane do centralnego, ogólnopolskiego systemu zamiast być wysyłane bezpośrednio między kontrahentami;
•
System przechowuje wystawione faktury przez 10 lat, zapewniając natychmiastowy dostęp zarówno podatnikom, jak i organom podatkowym;
•
KSeF pozwala na automatyzację kontroli podatkowych, co skraca czas ich trwania i zmniejsza zaangażowanie przedsiębiorców.
Cel i korzyści z KSeF:
•
Zapobieganie nadużyciu z tyt. wystawienia pustych faktur i podmiany faktur;
•
Zastępuje tradycyjne formy faktur, upraszczając proces fakturowania i wymiany dokumentów;
•
Umożliwia szybsze zwroty podatku VAT dzięki łatwiejszemu dostępowi do informacji;
•
Ujednolica formę faktury, co ułatwia integrację systemów informatycznych firm;
•
Wprowadza zasadę 100% elektronicznego przechowywania dokumentacji znajdującej się w bazie KSEF.
Okres przejściowy (do 31 grudnia 2026 roku.)
•
Faktury do kwoty 450 zł (limit miesięczny do 10 000 zł) mogą być wystawiane bez uczestnictwa w KSeF w okresie przejściowym trwającym do 31 grudnia 2026 r.
•
Pojedyncza faktura powyżej 450 zł może być wystawiona poza KSeF, o ile suma wszystkich faktur poza KSeF w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. po przekroczeniu miesięcznego limitu 10 000 zł faktury muszą być wystawiane w KSeF od pierwszej faktury przekraczającej ten limit.
•
Do końca 2026 r. utrzymane zostają również wszelkie prawa do wystawiania faktur z kas fiskalnych (paragony z NIP) oraz brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury.
Wyjątki dotyczące KSeF
Zwolnieniu z obowiązku fakturowania za pomocą KSEF podlegają transakcje:
•
faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) (w tym e-commerce);
•
sprzedaży nieudokumentowanej na rzecz osób fizycznych (B2C), rozliczanej wyłącznie za pośrednictwem bankowości elektronicznej (bez obiegu gotówkowego);
•
sprzedaż detaliczna dokumentowana paragonami fiskalnymi (rolki z kas fiskalnych pozostają bez zmian);
•
faktury w ramach procedur OSS i IOSS dotyczących sprzedaży międzynarodowej (handel krajów UE i z państw trzecich);
•
specyficzne dokumenty: bilety autostradowe, faktury VAT RR od rolników ryczałtowych.
Płatności i opłaty:
Płatności pomiędzy podatnikami nie będą wymagały podawania unikatowego numeru faktury wystawionej przez KSeF do dnia 31 lipca 2026 r. Oznacza to, że w tym okresie przejściowym przedsiębiorcy mogą dokonywać płatności za faktury elektroniczne, na dotychczasowych zasadach. Obowiązek podawania numeru KSeF podczas dokonywania płatności zacznie obowiązywać od 1 sierpnia 2026 r. i będzie miał na celu zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa rozliczeń między podatnikami.
Pro formy / Duplikaty / Zaliczki / Korekty
•
Pro formy nie podlegają obowiązkowi rejestracji w KSeF, ze względu na to że nei stanowią one dokumentu księgowego;
•
W KSeF nie ma potrzeby wystawiania duplikatów faktur, gdyż pełną funkcję ich zastępuje dostęp do oryginalnego, ustrukturyzowanego dokumentu w systemie;
•
Faktury zaliczkowe, końcowe oraz korekty muszą być jednak obowiązkowo wystawiane i przesyłane przez KSeF w ustrukturyzowanej formie;
•
W KSeF nie ma możliwości wystawienia noty korygującej bezpośrednio w systemie — korekty realizuje się fakturą korygującą.
KSeF a faktury sprzedaży zagraniczne
Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony w sytuacjach określonych przepisami, m.in. gdy:
•
Miejscem świadczenia jest inne państwo członkowskie UE niż Polska lub państwo trzecie;
•
Nabywcą jest podmiot bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce;
•
Nabywcą jest podmiot z UE korzystający ze zwolnienia w procedurze SME;
•
Nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej;
•
Inne szczególne sytuacje wynikające z ustawy o VAT.
W takich przypadkach faktura może być udostępniana nabywcy niekoniecznie przez KSeF, ale także tradycyjnie (papierowo lub elektronicznie). W praktyce oznacza to, że jeśli nabywca nie korzysta z KSeF, sprzedawca musi przesłać mu fakturę w umówionej formie.
Ważne! Zaleca się, aby ten sposób przekazywania faktur został jasno określony w umowie między kontrahentami, co zapobiega nieporozumieniom i problemom po dokonaniu sprzedaży.
Kary i sankcje w 2026 r.:
•
utrzymana jest możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących;
•
nie będą nakładane kary za błędy w fakturowaniu za pośrednictwem KSeF;
•
nie ma obowiązku podawania numeru KSeF w rozliczeniach płatności (w tym w mechanizmie podzielonej płatności).
Po upływie okresu przejściowego, niedostosowanie się do przepisów KSeF może skutkować sankcjami finansowymi.
Ograniczenia i wyzwania w praktyce:
Wprowadzenie KSeF stanowi największa zmianę w prawie podatkowym i księgowym ostatniej dekady. W praktyce zmiana ta niesie ze sobą liczne wyzwania: od prawidłowego wskazania daty wystawienia faktury i zarządzania wydatkami mieszanymi do umiejętności posługiwania się systemem w trybie awaryjnym i offline.
Jako rozwiązanie Państwowe, KSeF gromadzi u siebie pełen zakres dokumentacji, jak bezpośrednio związanej z prowadzoną działalnością, tak i koszty reprezentacji, nie wykazywane w deklaracjach VAT. Do tego, system ten restrykcyjnie podchodzi do aspektów terminowości wystawienia faktur oraz korekt.
W związku z powyższym, kluczowe znaczenie ma jak odpowiednie dostosowanie procesów księgowych do nowego standardu, aby uniknąć ryzyka błędów w rozliczeniach podatkowych jak również porozumienie się pomiędzy przedsiębiorcą a księgowym.
Jako Państwa biuro rachunkowe, dołożymy wszelkich starań, aby proces tych zmian odbył się maksymalnie płynnie i w pełnym porozumieniu. Dlatego przez cały czas będziemy informować Państwa o nadchodzących zmianach w tym temacie oraz dostarczać materiały, które przedstawią Państwu informację dot.:
•
Fakturowania i odbioru dokumentacji w KSeF;
•
Działania w trybie awaryjnym i offline;
•
Zmiany w prawie podatkowym w związku z KSEF;
•
Instrukcje do logowania się i nadania uprawnień;
•
Oraz inne informacje, niezbędne do wdrożenia się do nowego systemu obiegu dokumentacji.
Narzędzia do obsługi KSeF
Do obsługi KSeF służy oficjalna platforma Ministerstwa Finansów oraz różne programy księgowe i fakturujące z integracją KSeF. https://ksef.podatki.gov.pl Przykładem jest Subiekt123, używany przez nasze biuro rachunkowe do pobierania i archiwizowania faktur.
Program Subiekt 123 jest w pełni zintegrowany z KSeF i umożliwia m.in.:
•
wystawianie i wysyłanie faktur do KSeF;
•
pobieranie e-faktur od kontrahentów z KSeF i automatyczne zamienianie ich na dokumenty do obsługi księgowej;
•
przeglądanie odebranych e-faktur z danymi takimi jak numer KSeF, wystawca, status dokumentu, płatności i księgowość;
•
weryfikację zgodności faktur ze wzorem Ministerstwa Finansów, co minimalizuje ryzyko odrzucenia przez KSeF;
•
automatyczne pobieranie UPO dla wystawionych faktur;
•
Aby korzystać z tych funkcji, należy aktywować integrację KSeF w Koncie InsERT i wprowadzić token wygenerowany w Aplikacji Podatnika KSeF.
Alternatywnie, faktury można pobierać bezpośrednio z platformy KSeF. Nasze biuro nie udziela jednak wsparcia ani konsultacji dotyczących programów firm trzecich.
Let’s be Clever! 🙂
Artykuł przygotowała główna księgowa: Tetiana Kupchuk
Umowa o dzieło to popularna forma współpracy, szczególnie wśród freelancerów, artystów, specjalistów wykonujących jednorazowe projekty oraz firm, które korzystają z usług zewnętrznych wykonawców. Mimo że nie wiąże się z obowiązkiem odprowadzania składek ZUS, to od 1 stycznia 2021 roku po stronie pracodawcy należy obowiązek zgłoszenia takiej umowy do ZUS. W poniższym artykule przedstawimy w skrócie kto powinien zgłosić umowę, kiedy i w jaki sposób.
Zacznijmy od tego, czym według definicji art. 627 Kodeksu Cywilnego jest umowa o dzieło:
„przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia.”
Ten typ zatrudnienia różni się od umowy zlecenia czy umowy o pracę, które jest są umowami starannego działania, co oznacza, że nie ma konkretnego wyniku, a kluczowa jest staranność wykonywania powierzonych obowiązków. Umowa o dzieło skupia się natomiast na rezultacie. W związku z tym, zamawiający oczekuje, że wykonawca dostarczy gotowe dzieło, zgodne z ustaleniami. Nie interesuje go, jak długo wykonawca nad tym pracuje, ani gdzie to robi. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z marca 2013 roku, rezultat ten musi mieć charakter samoistny i ucieleśniony, co wskazuje na możliwość sprawdzenia (poddania go testowi wad fizycznych).
Kiedy trzeba zgłosić umowę o dzieło do ZUS?
Jak wspomniano na samym początku artykułu, od 2021 roku istnieje obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS, są jednak pewne wyjątki, m.in.
Podmioty nie będące płatnikiem składek (takie jak fundacje, stowarzyszenia...itp.) również są zwolnione z obowiązku rejestrowania umów o dzieło w ZUS.
Pozostałe firmy muszą dokonać zgłoszenia maksymalnie 7 dni od zawarcia umowy. W wypadku późniejszego terminu, umowę w dalszym ciągu należy zgłosić, chociaż mogą pojawić się konsekwencje przy kontroli ZUS.
Robi się to przez formularz RUD, który należy złożyć elektronicznie przez platformę PUE ZUS. Zgłoszenie musi zawierać dane obu stron umowy oraz podstawowe informacje o dziele: co ma zostać wykonane, kiedy umowa została zawarta, dzień rozpoczęcia prac oraz zakończenia.
Jak złożyć RUD przez PUE ZUS i jak wygląda ten proces?
Zgłoszenia umowy o dzieło dokonuje się elektronicznie, za pośrednictwem PUE ZUS. Aby złożyć formularz RUD, należy zalogować się na swoje konto w PUE, przejść do sekcji:
W sekcji znajdującej się po lewej stronie, należy zjechać do momentu „Kreatory wniosków”
(zrzut ekranu w przypadku płatników składek, u osób fizycznych nie ma drugiego poziomu kreatorów)
Następnie z listy wybieramy formularz „Kreator zgłoszenia umowy o dzieło”. PUE przeprowadzi nas przez wszystkie etapy od wpisania danych zamawiającego i wykonawcy, przez opis dzieła, aż po zatwierdzenie dokumentu.
Następnie należy zatwierdzić i przejść dalej. Na ekranie powinna wyświetlić się liczba zawartych umów, a poniżej okienko „Podpisanie dokumentu oznacza akceptacje i podpisanie oświadczenia w nim zawartego”, klikamy go, a następnie pole na dole strony „Utwórz i przejdź dalej”.
Kolejno akceptujemy komunikat o utworzeniu dokumentu. Na samym końcu powinno pojawić się pole z „Wygenerowanymi dokumentami umów o dzieło”, poniżej wykonawca. Na dole po prawej stronie znajduje się przycisk „podpisz i wyślij”.
Po zatwierdzeniu, gotowy formularz podpisujemy profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysyłamy do ZUS.
Z wyrazami szacunku Umowa o dzieło to popularna forma współpracy, szczególnie wśród freelancerów, artystów, specjalistów wykonujących jednorazowe projekty oraz firm, które korzystają z usług zewnętrznych wykonawców. Mimo że nie wiąże się z obowiązkiem odprowadzania składek ZUS, to od 1 stycznia 2021 roku po stronie pracodawcy należy obowiązek zgłoszenia takiej umowy do ZUS. W poniższym artykule przedstawimy w skrócie kto powinien zgłosić umowę, kiedy i w jaki sposób.
Zacznijmy od tego, czym według definicji art. 627 Kodeksu Cywilnego jest umowa o dzieło:
„przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia.”
Ten typ zatrudnienia różni się od umowy zlecenia czy umowy o pracę, które jest są umowami starannego działania, co oznacza, że nie ma konkretnego wyniku, a kluczowa jest staranność wykonywania powierzonych obowiązków. Umowa o dzieło skupia się natomiast na rezultacie. W związku z tym, zamawiający oczekuje, że wykonawca dostarczy gotowe dzieło, zgodne z ustaleniami. Nie interesuje go, jak długo wykonawca nad tym pracuje, ani gdzie to robi. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z marca 2013 roku, rezultat ten musi mieć charakter samoistny i ucieleśniony, co wskazuje na możliwość sprawdzenia (poddania go testowi wad fizycznych).
Kiedy trzeba zgłosić umowę o dzieło do ZUS?
Jak wspomniano na samym początku artykułu, od 2021 roku istnieje obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS, są jednak pewne wyjątki, m.in.
Podmioty nie będące płatnikiem składek (takie jak fundacje, stowarzyszenia...itp.) również są zwolnione z obowiązku rejestrowania umów o dzieło w ZUS.
Pozostałe firmy muszą dokonać zgłoszenia maksymalnie 7 dni od zawarcia umowy. W wypadku późniejszego terminu, umowę w dalszym ciągu należy zgłosić, chociaż mogą pojawić się konsekwencje przy kontroli ZUS.
Robi się to przez formularz RUD, który należy złożyć elektronicznie przez platformę PUE ZUS. Zgłoszenie musi zawierać dane obu stron umowy oraz podstawowe informacje o dziele: co ma zostać wykonane, kiedy umowa została zawarta, dzień rozpoczęcia prac oraz zakończenia.
Jak złożyć RUD przez PUE ZUS i jak wygląda ten proces?
Zgłoszenia umowy o dzieło dokonuje się elektronicznie, za pośrednictwem PUE ZUS. Aby złożyć formularz RUD, należy zalogować się na swoje konto w PUE, przejść do sekcji:
W sekcji znajdującej się po lewej stronie, należy zjechać do momentu „Kreatory wniosków”
(zrzut ekranu w przypadku płatników składek, u osób fizycznych nie ma drugiego poziomu kreatorów)
Następnie z listy wybieramy formularz „Kreator zgłoszenia umowy o dzieło”. PUE przeprowadzi nas przez wszystkie etapy od wpisania danych zamawiającego i wykonawcy, przez opis dzieła, aż po zatwierdzenie dokumentu.
Następnie należy zatwierdzić i przejść dalej. Na ekranie powinna wyświetlić się liczba zawartych umów, a poniżej okienko „Podpisanie dokumentu oznacza akceptacje i podpisanie oświadczenia w nim zawartego”, klikamy go, a następnie pole na dole strony „Utwórz i przejdź dalej”.
Kolejno akceptujemy komunikat o utworzeniu dokumentu. Na samym końcu powinno pojawić się pole z „Wygenerowanymi dokumentami umów o dzieło”, poniżej wykonawca. Na dole po prawej stronie znajduje się przycisk „podpisz i wyślij”.
Po zatwierdzeniu, gotowy formularz podpisujemy profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysyłamy do ZUS.
Z wyrazami szacunku Koordynator Kadr i Płac – Julia SzacherskaKoordynator Kadr i Płac – Julia Szacherska
Od 2026 roku fakturowanie w Polsce wejdzie na nowy, elektroniczny poziom dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF). Nowy system ma na celu usprawnienie obiegu faktur, zwiększenie transparentności rozliczeń oraz ułatwienie kontroli podatkowej. W tym artykule wyjaśniamy, jak będzie wyglądać współpraca pomiędzy przedsiębiorcami a biurami rachunkowymi w zakresie KSeF oraz jak przygotować się do zmian.
Terminy obowiązkowego korzystania z KSeF
Faktury w systemie KSeF wystawia wyłącznie sam klient, czyli przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub inną formę działalności. Biuro rachunkowe nie jest uprawnione do wystawiania faktur w imieniu klienta — jego rola ogranicza się do wsparcia w zakresie księgowości i rozliczeń.
Podatnik przygotowuje fakturę w formacie XML, zgodnie ze strukturą FA(3). Faktura zawiera:
Dokument jest przesyłany elektronicznie do KSeF, który przyznaje mu unikalny numer i zatwierdza fakturę. Nabywca otrzymuje ustrukturyzowaną fakturę wraz z numerem nadania, co usprawnia wymianę dokumentów i przyspiesza księgowanie.
Wszystkie faktury są elektronicznie archiwizowane w systemie KSeF, co zwiększa przejrzystość i ułatwia ewentualne kontrole podatkowe.
Biura rachunkowe pobierają faktury elektroniczne z KSeF, ale tylko po uzyskaniu stosownych uprawnień dostępu od klienta. Pobieranie faktur jest niezbędne do prawidłowego prowadzenia księgowości i rozliczania przedsiębiorcy, ponieważ faktury są podstawą dokumentacji i płatności.
Aby biuro rachunkowe mogło pobierać i przeglądać faktury w imieniu klienta, przedsiębiorca musi udzielić mu odpowiednich uprawnień w systemie KSeF. Można to zrobić na poziomie:
Biuro ma wtedy prawo do działań takich jak pobieranie i przeglądanie faktur, jednak nie obejmuje to ich wystawiania. Warto, aby klient regularnie aktualizował listę osób z przyznanym dostępem dla bezpieczeństwa danych.
Proces nadawania uprawnień wygląda następująco:
Zaleca się, aby klient lub odpowiedzialny pracownik administracyjny po stronie przedsiębiorcy regularnie przekazywał biuru rachunkowemu informację o wystawieniu i zatwierdzeniu kompletnego zestawu faktur za dany miesiąc.
Dobrą praktyką jest, aby taka informacja:
Opracował młodszy księgowy Jakub Masiczak
Clever Investment P.S.A.
ul. Obozowa 20 lok. U11, 01-161 Warszawa
tel: +48 724 006 007
mail: info@cleverinvestment.pl
Godziny:
pn–czw 9:00-16:00
pt 9:00-15:00
