Każdy pracownik, który uzyskał dochód w poprzednim roku podatkowym, musi rozliczyć się z urzędem skarbowym, a żeby to zrobić, potrzebuje dokumentu o nazwie „PIT-11”. To właśnie z niego dowiadujemy się, ile zarobiliśmy oraz ile podatku odprowadził za Ciebie pracodawca.

Przez cały miesiąc styczeń starannie przygotowywaliśmy te deklaracje dla Państwa firm. Teraz, zgodnie z prawem, pracodawca ma obowiązek przekazania PIT-11 swoim pracownikom w terminie najpóźniej do 28 lutego 2025 roku. Z tej okazji przygotowałam artykuł, który przybliży Państwu możliwe sposoby doręczenia tychże dokumentów w swojej firmie.

Deklarację PIT-11 można przekazać w dwóch sposobach, zarówno tradycyjnie na papierze, jak i zdecydować się na wysyłkę elektroniczną. Ostatnio coraz częściej preferowana jest druga opcja - nie tylko przez wzgląd na ekologię, ale i również przystępność, szybkość. Jak więc to zrobić?

Jeszcze niedawno wysłanie PIT-11 drogą mailową było możliwe tylko wtedy, gdy pracownik wcześniej wyraził na to zgodę. Teraz przepisy są bardziej elastyczne – pracodawca może przekazać PIT-11 w formie elektronicznej bez konieczności uzyskania zgody. Wystarczy, że zadba o bezpieczne podpisanie dokumentu i możliwość udowodnienia, że został on skutecznie dostarczony pracownikowi. Aby zrobić to zgodnie z zasadami i uniknąć ewentualnych problemów, warto pamiętać o kilku kluczowych kwestiach. Omówię dwa najpopularniejsze sposoby: wysyłkę mailową oraz udostępnienie dokumentów w wewnętrznym systemie firmy.

1. Wysyłka PIT-11 na adres e-mail pracownika

Jednym z najprostszych sposobów jest przesłanie PIT-11 bezpośrednio na adres e-mail pracownika. Aby zrobić to prawidłowo, należy:

• Poinformować pracownika o zamiarze wysyłki deklaracji drogą mailową.
• Uzyskać jego adres e-mail, jeśli nie jest on jeszcze znany.
• Wygenerować dokument PIT-11 w formacie PDF.
• Podpisać dokument podpisem elektronicznym (e-podpisem) dla zachowania jego ważności.
• Przesłać PIT-11 na podany adres e-mail i upewnić się, że pracownik ma możliwość zapoznania się z dokumentem.
• Zabezpieczyć dowód wysyłki tj. spisanie adresów, na które wysłano deklaracje, co pozwoli w razie potrzeby potwierdzić doręczenie.

2. Udostępnienie PIT-11 w wewnętrznym systemie firmy

Alternatywą dla wysyłki mailowej jest umieszczenie dokumentów na platformie wewnętrznej firmy, np. w systemie kadrowo-płacowym, do którego pracownicy mają dostęp. W tym przypadku należy:

• Zapewnić, że dokumenty są dostępne w systemie w odpowiednim formacie i z podpisem elektronicznym.
• Poinformować pracowników o miejscu przechowywania PIT-11 oraz sposobie dostępu.
• Zadbać o możliwość potwierdzenia odbioru, np. przez mechanizm systemowy rejestrujący otwarcie pliku.
• Zachować zgodność z regulaminem pracy – jeśli firma wcześniej nie udostępniała dokumentów w ten sposób, warto uwzględnić to w wewnętrznych zasadach.

Obie metody są zgodne z przepisami i pozwalają na sprawne dostarczenie dokumentów pracownikom, eliminując konieczność drukowania i wysyłki papierowej. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od wewnętrznych procedur firmy oraz preferencji pracowników.

Ponadto, pracodawca nie musi już przechowywać tych dokumentów wyłącznie w formie papierowej – PIT-11 może być archiwizowany elektronicznie. Choć zgoda pracownika na taki sposób przekazania deklaracji nie jest konieczna, warto go o tym uprzedzić, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień.

artykuł przygotowała:

Koordynator Kadr i Płac – Julia Szacherska