Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r. wprowadza w całej Unii Europejskiej zasady przejrzystości wynagrodzeń mające na celu skuteczne eliminowanie dyskryminacji płacowej, zwłaszcza ze względu na płeć. Przepisy nie nakładają obowiązku ujawniania indywidualnych zarobków konkretnych pracowników, lecz wymagają pełnej jasności co do struktury płac, widełek wynagrodzeniowych oraz obiektywnych kryteriów ich ustalania. W Polsce wdrożenie koordynowane jest przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, a zmiany wprowadzane są do Kodeksu pracy etapowo, tak aby firmy miały czas na dostosowanie się do nowych standardów.

Terminy wejścia w życie

• 24 grudnia 2025 r. – pierwsze zmiany w Kodeksie pracy, przede wszystkim w zakresie procesu rekrutacyjnego (np. obowiązek informowania o wynagrodzeniu lub widełkach).
• 7 czerwca 2026 r. – pełne wdrożenie dyrektywy, w tym obowiązkowe raportowanie luki płacowej, wspólne audyty wynagrodzeń oraz działania naprawcze.

Obowiązkowość przepisów

Przepisy mają charakter bezwzględnie obowiązujący dla wszystkich pracodawców prowadzących działalność na terytorium Polski. Naruszenia podlegają sankcjom Państwowej Inspekcji Pracy (kary od 1 000 do 30 000,00 zł zgodnie z art. 281 KP) oraz roszczeniom pracowników przed sądem pracy.

Zakres podmiotowy

Zmiany obejmują:

• wszystkich pracodawców – zarówno sektor prywatny, jak i publiczny, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa,
• pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz osoby pozostające w stosunku pracy określonym w prawie krajowym, układach zbiorowych lub orzecznictwie TSUE,
• osoby ubiegające się o zatrudnienie – w całym procesie rekrutacyjnym.

Wymagane działania – praktyczne wskazówki wdrożeniowe

Etap I – od 24 grudnia 2025 r. (rekrutacja) Należy przygotować i przekazywać kandydatom informacje o wynagrodzeniu lub jego przedziale (widełkach), opartym wyłącznie na obiektywnych i neutralnych płciowo kryteriach (np. doświadczenie, kwalifikacje, wyniki testów). Informacja przekazywana jest w formie papierowej lub elektronicznej w jednym z trzech momentów:

• w ogłoszeniu o pracę,
• przed rozmową kwalifikacyjną,
• przed podpisaniem umowy o pracę (jeśli wcześniej nie została przekazana).

W ogłoszeniach i całym procesie rekrutacyjnym stosowany jest język neutralny płciowo (np. „specjalista/ka”, „osoba odpowiedzialna za…”). Zabronione jest żądanie od kandydata informacji o wysokości dotychczasowego wynagrodzenia (art. 22¹ § 1 pkt 6 KP).

Etap II – do 7 czerwca 2026 r. (pełna transparentność) Należy przeprowadzić analizę struktur wynagrodzeń z uwzględnieniem wszystkich składników (płaca zasadnicza, premie, dodatki, benefity pieniężne i niepieniężne) oraz podziałem na płeć i kategorie stanowisk o jednakowej wartości, gdyż od nowego roku pracodawcy mają raz do roku obowiązek poinformowania pracowników o przysługującym im prawie do wystąpienia i otrzymania na piśmie:

1. Informacji dot. indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz,

2. Średnich poziomów wynagrodzenia, w  podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak oni lub pracę o takiej samej wartości jak ich praca.

Na ten moment nie sprecyzowano jeszcze formy ani dokładnego terminu przekazania informacji. Jeśli otrzymane informacje są niedokładne lub niekompletne, pracownicy, osobiście lub za pośrednictwem ich przedstawicieli, mają prawo wystąpić o dodatkowe i uzasadnione wyjaśnienia i szczegółowe informacje dot. wszelkich przekazanych danych oraz otrzymać merytoryczną odpowiedź. Udostępnienie informacji powinno nastąpić w ciągu dwóch miesięcy od dnia wystosowania prośby.

Obowiązek raportowania dla pracodawców zatrudniających powyżej 100 pracowników!

ilość zatrudnionych	nieprzekraczalny termin złożenia raportu	częstotliwość
>250 pracowników	7 czerwca 2027 r. (dane od 01.01.2026r.)	następnie co roku
150-249 pracowników	7 czerwca 2027 r.	następnie co trzy lata
100-149 pracowników	7 czerwca 2031 r.	następnie co trzy lata

W przypadku stwierdzenia nieuzasadnionych różnic wynagrodzeń wdrażane są plany działań naprawczych wspólnie z przedstawicielami pracowników. Aktualizowane są regulaminy wynagradzania i inne dokumenty wewnętrzne, tak aby kryteria płacowe były jasno określone i dostępne dla pracowników. Państwa członkowskie nie uniemożliwiają pracodawcom zatrudniającym mniej niż 100 pracowników dobrowolnego przekazywania informacji. Mogą one, w ramach prawa krajowego, wymagać od pracodawców zatrudniających mniej niż 100 pracowników przekazywania informacji na temat wynagrodzenia.

Bazując na art. 9 dyrektywy odnośnie sprawozdawczości w zakresie luki płacowej między pracownikami płci żeńskiej i męskiej, w raporcie powinny znaleźć się poniższe kryteria:

a)luka płacowa ze względu na płeć;

b)luka płacowa ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;

c)mediana luki płacowej ze względu na płeć;

d)mediana luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;

e)odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne;

f)odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartału wynagrodzenia;

g)luka płacowa ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Ponadto, dyrektywa przewiduje odwrócenie ciężaru dowodu, co oznacza, że to pracodawca będzie musiał wykazać, że nie doszło do naruszenia zasady równej płacy. Pracownik ma mieć prawo do pełnego odszkodowania lub zadośćuczynienia, obejmującego zarówno straty finansowe, jak i szkody niematerialne. Wysokość tych świadczeń nie ma górnej granicy i powinna zrekompensować rzeczywiste szkody.

Zalecane działania przed 24 grudnia roku

1. Zmiana nazw stanowisk w ogłoszeniach oraz przeszkolenie działu HR odpowiedzialnego za rekrutację zgodnie z normami dyrektywy
2. Podjęcie decyzji, kiedy przekazana zostanie informacja o przewidywanym wynagrodzeniu
3. Poinformowanie pracowników o prawie do informacji odnośnie średniej wysokości wynagrodzeń (raz do roku)

Zalecane działania przed 7 czerwca 2026 roku

1. Utworzenie zespołu/przeszkolenie obecnego oraz harmonogram działań

Dobrze byłoby powołać zespół, który docelowo zaplanuje wdrożenie postanowień dyrektywy, podzieli obowiązki oraz będzie czuwał nad całym procesem.

• Przegląd i zebranie danych (wewnętrzny audyt)

Pracodawca powinien przygotować zestaw danych niezbędnych do analizy luki płacowej tj. m.in. wynagrodzenia zasadnicze, inne zmienne, bądź stałe składniki wynagrodzeń, benefity pozapłacowe Na ocenę obecnego systemu będą również składać się tzw. dane demograficzne (np. płeć, wiek, staż pracy, wymiar zatrudnienia, dane organizacyjne (np. stanowisko, dział) czy uaktualnione opisy stanowisk. Na  podstawie wyżej wymienionych informacji, będzie można dokonać wstępnej analizy zgodności z zasadami równości i transparentności, czy nawet stworzyć konkretną tabelę z płacami i widełkami dla poszczególnych działów. Zgodnie z dyrektywą, pracodawca powinien zapewnić pracownikom łatwy dostęp do kryteriów, które są stosowane do określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzeń czy progresji.

• Wartościowanie pracy

Jest to proces, który pozwala na porównanie stanowisk między sobą w oparciu o obiektywne kryteria, np. wiedza, umiejętności, złożoność zadań czy odpowiedzialność. Opisy stanowisk powinny zawierać zakres obowiązków, kompetencje, ponoszoną odpowiedzialność oraz warunki pracy.

• Przegląd dokumentów

Wymagane jest zaktualizowanie ogłoszeń rekrutacyjnych, regulaminów, umów oraz procedur wynagradzania i awansów. Firma musi wdrożyć zasady udzielania informacji o wynagrodzeniach oraz komunikacji praw pracowniczych.

Powyższe kroki stanowią proponowane działania wstępne, które pozwolą ocenić, czy w naszej firmie występuje luka płacowa. Jeśli chodzi o zewnętrzne systemy HR, na tym etapie należy poczekać na ich aktualizację zgodnie z wymaganiami dyrektywy. W przypadku korzystania z systemów wewnętrznych warto już teraz zgłosić się do działu IT, aby zaplanować niezbędne zmiany i przygotować organizację na nowe obowiązki.

Opracowanie zagadnień (Sekcja FAQ)

• Czy regulacja UE 2023/970 wymaga podawania do publicznej wiadomości zarobków pojedynczych pracowników? Nie, regulacja wprowadza wymogi dotyczące udostępniania informacji, jednak bez konieczności ujawniania danych osobowych – informacje powinny być podawane w formie zapewniającej anonimowość.
• Jak połączyć wymogi transparentności z zasadami ochrony danych osobowych z RODO? Informacje są udostępniane w formie zanonimizowanej (np. jako uśrednione wartości bez imion i nazwisk), co zapobiega naruszeniom przepisów o danych osobowych.
• Czy w firmie każdy pracownik ma prawo do wglądu w zarobki pozostałych osób? Nie, udostępniane są wyłącznie uśrednione stawki z podziałem na płeć i kategorie zatrudnionych, bez szczegółów indywidualnych.
• Jak ustalać zakresy wynagrodzeń? Zakresy te opierają się na neutralnych kryteriach, takich jak długość stażu czy poziom umiejętności. Na przykład, dla roli księgowej: 5 000,00 – 5 700,00  zł brutto, uzależnione od liczby lat praktyki.
• Czy wymogi dotyczą także niewielkich przedsiębiorstw (mniej niż 10 zatrudnionych)? Tak, dyrektywa obowiązuje wszystkich pracodawców, choć nie każdego obejmuje obowiązek raportowania.

Z wyrazami szacunku, Koordynator Kadr i Płac – Julia Szacherska