Proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych czyli e-Faktur odbywa się poprzez oprogramowanie przedsiębiorców połączone z KSeF. Program automatycznie przesyła fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur, gdzie zostaje ona zweryfikowana, zatwierdzona i nadany zostaje jej numer KSeF.
W Subiekcie 123 dostępna jest funkcjonalność integracji z KSeF, która umożliwia:
Potwierdzeniem prawidłowego wystawienia faktury jest pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).
UPO w KSeF to oficjalny dokument potwierdzający, że faktura ustrukturyzowana została prawidłowo odebrana i zarejestrowana przez system KSeF. UPO zawiera między innymi numer identyfikacyjny faktury oraz datę jej wysłania i rejestracji. Otrzymanie UPO jest niezbędne, aby faktura uzyskała moc prawną i była uznawana za wystawioną zgodnie z przepisami. Bez UPO faktura nie jest uznawana za skuteczną, nawet jeśli została wysłana do systemu.
W przypadku błędów faktura zostanie odrzucona przez KSeF — może się tak stać:
Faktura odrzucona nie jest traktowana jako wystawiona i nie można wystawić do niej korekty ani jej anulować. W takiej sytuacji podatnik musi poprawić błędy i ponownie przesłać fakturę do systemu, aż do uzyskania UPO.
UPO jest ważnym dokumentem do archiwizacji jako dowód prawidłowego wystawienia faktury w KSeF.
E-Faktura uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Jeśli przesłanie nastąpi później niż data na fakturze, traktuje się ją jako wystawioną poza KSeF, z datą podaną na fakturze (Tryb offline).
Tryb offline stosuje się w sytuacji tymczasowej niedostępności systemu KSeF, na przykład w przypadku awarii lub prac serwisowych. Wtedy fakturę wystawia się poza systemem, zgodnie z obowiązującym wzorem, i przesyła ją do KSeF w terminie określonym przez przepisy, (najczęściej nie później niż następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności). Faktury wystawione w trybie offline są ważne od daty ich wystawienia, nawet jeśli ich przesłanie do systemu następuje z opóźnieniem.
Dodatkowo, istnieje tryb offline24 — dobrowolna forma wystawiania faktur, która umożliwia ich rejestrację w KSeF z opóźnieniem do końca następnego dnia roboczego, niezależnie od dostępności systemu czy wystąpienia awarii. Faktury wystawione w trybie offline24 zachowują ważność od daty faktycznego wystawienia.
E-Faktura jest uznana za otrzymaną przy użyciu KseF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Jeżeli E-Faktura jest udostępniana nabywcy (w tym m.in. konsumentowi lub podatnikowi zagranicznemu), w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Podsumowanie: data otrzymania e-Faktury zakupu to data jej wygenerowania w systemie KSeF. Oznacza to, że data wystawienia faktury przez sprzedawcę w systemie KSeF jest jednocześnie datą jej otrzymania przez nabywcę.
Termin płatności faktury liczony jest od dnia następującego po dniu wystawienia faktury, czyli faktycznie od dnia jej przyjęcia przez system KSeF.
Dodatkowe wyjaśnienia Ministerstwa Finansów:
Podręcznik KSeF 2.0:
Artykuł przygotowała koordynator działu księgowości Tetiana Kupchuk.
Spis treści
I. Pojęcie obiegu i odbioru faktur w systemie KSeF. 1
Jak działają faktury ustrukturyzowane w KSeF. 1
II. Szczegóły dotyczące dostarczania faktur do kontrahentów w systemie KSeF. 1
Odbiór faktur przez kontrahentów korzystających z systemu KSeF. 2
Wyjątki od obowiązku odbioru faktur w systemie KSeF. 2
Odbiór faktur przez Subiekt 123. 2
Odbieranie faktur w KSeF od 1 lutego 2026. 3
III. Przechowywanie faktur w KSeF. 5
Krajowy System e-Faktur służy do centralizacji procesu wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych.
Uwaga! Wszyscy podatnicy powinni być przygotowani DO ODBIORU faktur zakupowych wystawianych za pośrednictwem KSeF już od 1 lutego 2026 roku!
Nawet jeśli kontrahent-odbiorca nie korzysta z KSeF, faktura dla niego musi być wystawiona w tym systemie i zawierać kod QR na swojej wizualnej wersji. Dzięki temu klient może zweryfikować fakturę, skanując kod QR umieszczony na jej wizualizacji, bez konieczności logowania się do systemu. Kod QR pozwala szybko potwierdzić autentyczność dokumentu i dostęp do jego danych w KSeF.
W okresie, kiedy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe, odbiorca faktury nie będzie mógł odmówić otrzymania jej przez ten system. Innymi słowy, nie będzie możliwości, żeby nie zaakceptować faktury wystawionej i przesłanej w KSeF.
Oznacza to, że po przesłaniu przez sprzedawcę pliku XML do KSeF i nadaniu mu unikalnego numeru identyfikacyjnego, faktura jest oficjalnie zarejestrowana w systemie Ministerstwa Finansów. Jeśli nabywca, którego NIP został podany na fakturze, uwierzytelni się w KSeF, to również otrzyma dostęp do tej faktury w systemie.
Aby nabywca otrzymał fakturę w KSeF, trzeba podać jego numer NIP dokładnie w polu „NIP” dla Podmiot2. Jeśli NIP zostanie wpisany gdzie indziej, nabywca nie będzie mógł odebrać faktury w systemie, nawet jeśli się w nim zaloguje.
Nie mają obowiązku odbierania faktur w KSeF następujące podmioty:
Fakturę dla tych podmiotów należy przekazać w sposób z nimi uzgodniony, na przykład w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF. Zaleca się, aby ten sposób przekazywania faktur został jasno określony w umowie między kontrahentami, co zapobiega nieporozumieniom i problemom po dokonaniu sprzedaży.
Istnieją dwie główne metody pobierania faktur z systemu KSeF:
Subiekt 123 to program, który umożliwia automatyczne łączenie się z KSeF. Po włączeniu funkcji automatycznego pobierania, program cyklicznie sprawdza dostępność nowych faktur kosztowych i samodzielnie pobiera je do swojego środowiska. Następnie konwertuje je na dokumenty gotowe do dalszej obróbki lub wysłania do księgowości. Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie logować się do KSeF ani pobierać plików — cały proces odbywa się automatycznie.
W programie można ustawić, jak często Subiekt 123 ma sprawdzać system KSeF pod kątem nowych faktur, na przykład co 30 minut. Dodatkowo istnieje opcja, aby sprawdzanie odbywało się również przy uruchomieniu programu.
Gdy pojawią się nowe faktury, program wyśle użytkownikowi powiadomienie, dzięki czemu będzie mógł je zweryfikować i zatwierdzić do dalszego przetwarzania.
Ta automatyzacja znacznie usprawnia pracę z fakturami, minimalizując konieczność ręcznej obsługi i zmniejszając ryzyko pominięcia ważnych dokumentów
Funkcje związane z KSeF w Subiekcie 123 obejmują m.in.:
Uwaga! Instrukcja obsługi programu Subiekt123 zostanie przedstawiona Państwu wraz z odpowiednimi materiałami wideo, zgodnie z ustalonym harmonogramem publikacji treści.
W sytuacji, gdy duża firma wystawi fakturę w KSeF od 1 lutego 2026 r. dla małej spółki, która zobowiązana będzie do korzystania z KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., mała spółka i tak będzie musiała mieć techniczną możliwość odbioru tej faktury w systemie KSeF już od 1 lutego 2026 r.
Oznacza to, że choć mały podmiot nie jest jeszcze obowiązany do wystawiania faktur w KSeF przed 1 kwietnia 2026 r., to musi być przygotowany do odbierania faktur wysyłanych do niego przez duże firmy, które korzystają z KSeF od lutego.
W okresie przejściowym, dla podatnika który jeszcze nie będzie posiada zintegrowanego narzędzia do wystawiania i otrzymywania faktur w KSeF, alternatywą będzie korzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez MF tj. :
Aplikacja Podatnika KSeF - to bezpłatne narzędzie chmurowe udostępnione przez Ministerstwo Finansów, które umożliwia przedsiębiorcom wygodne zarządzanie fakturami elektronicznymi. Za jej pomocą można wystawiać, odbierać i zarządzać e-fakturami w czasie rzeczywistym. Aplikacja pozwala także na nadawanie i delegowanie uprawnień, korzystanie z tokenów oraz podgląd faktur bez konieczności logowania (dostęp anonimowy). Oficjalna Aplikacja Podatnika KSeF dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: https://ksef.mf.gov.pl/web/
Uwaga! Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 zostanie udostępniona na środowisku przedprodukcyjnym od 15 listopada 2025 roku. Wcześniej, od 3 listopada 2025 r., będzie dostępna do testowania wersja testowa tej aplikacji. Umożliwi to podatnikom zapoznanie się z funkcjami systemu przed obowiązkowym wprowadzeniem KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.*
Dzięki tym materiałom można łatwo nauczyć się, jak wystawiać, odbierać i zarządzać fakturami w KSeF 2.0 bezpośrednio przez aplikację lub przy pomocy zintegrowanego systemu księgowego:
Aplikacja Mobilna KSeF - to wersja aplikacji dedykowana urządzeniom przenośnym, zapewniająca dostęp do KSeF z poziomu smartfona lub tabletu. Umożliwia szybki podgląd i odbiór faktur, zarządzanie uprawnieniami oraz powiadomienia o nowych dokumentach bez konieczności używania komputera. Aplikację Mobilną KSeF można pobrać z oficjalnych sklepów:
Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=pl.gov.mf.ksef&hl=pl
App Store: https://apps.apple.com/pl/app/ksef/id6478391157?l=pl
E-mikrofirma - to narzędzie dedykowane mikroprzedsiębiorcom, które integruje się z KSeF i umożliwia prostą obsługę faktur ustrukturyzowanych dla najmniejszych firm. e-mikrofirma zapewnia dostęp do kluczowych funkcji KSeF dostosowanych do specyficznych potrzeb mikroprzedsiębiorstw, w tym wystawianie, odbieranie faktur i zarządzanie uprawnieniami w uproszczony sposób. Wprowadzenie tego narzędzia ma ułatwić spełnienie obowiązku korzystania z KSeF od 1 stycznia 2027 roku. Oficjalna strona aplikacji e-mikrofirma Ministerstwa Finansów to: https://e-mikrofirma.mf.gov.pl
Narzędzia te po uwierzytelnieniu się w systemie zapewnią dostęp do otrzymanych faktur zakupowych. Aplikacje te mogą także stanowić docelowe narzędzie, przy użyciu których podatnik objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r. będzie mógł także wywiązać się z tego obowiązku.
Uwaga! Od 1 sierpnia 2026 r. obowiązuje wymóg stosowania numeru faktury nadanego przez KSeF dla płatności związanych z fakturami objętymi mechanizmem podzielonej płatności (MPP) oraz we wszystkich przelewach za faktury VAT.
Podsumowanie pobierania faktur z KSeF w 2026:
Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Dotyczy to:
Oznacza to, że podatnicy w tym okresie nie są zobowiązani do przechowywania ww. faktur we własnym zakresie. Przyjęcie 10-letniego okresu przechowywania faktur w KSeF, zapewnia,
że większość zobowiązań podatkowych w tym czasie się już przedawni. Okres 10 - letni jest również związany z okresem dokonywania korekt podatku naliczonego w podatku VAT (w przypadku nieruchomości).
___________________________________________________________________________
* Różnica między wersją testową Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 dostępną od 3 listopada 2025 roku a środowiskiem przedprodukcyjnym udostępnionym od 15 listopada 2025 r. polega na:
** VAT RR - to specyficzny rodzaj faktury VAT wystawianej przez nabywcę produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, nabywca tych produktów jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT RR, która dokumentuje taką transakcję.
KSeF wprowadza nową definicję faktury — fakturę ustrukturyzowaną, czyli e-Fakturę w formacie XML, która jest wystawiana, przesyłana i przechowywana w systemie KSeF.
Taka zmiana oznacza, że tylko faktury wygenerowane i zatwierdzone w KSEF mają moc prawną i mogą być podstawą do rozliczeń podatkowych. W rozumieniu prawnym faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, która posiada przydzielony przez system, indywidualny numer identyfikacyjny.
Do KSeF wysyła się wyłącznie faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Nie wysyła się do KSeF drukowanych rolek czy innych form papierowych, a jedynie elektroniczne faktury ustrukturyzowane.
Załącznik do e-Faktury w KSeF to dodatkowa część faktury elektronicznej, w której można przekazać szczegółowe dane, np. o zużyciu energii czy paliw. Nie jest to osobny plik, ale integralna część faktury w formacie XML. Dodawanie załączników jest opcjonalne i wymaga zgody Ministerstwa Finansów (Podatnik musi uzasadnić potrzebę korzystania z załączników i podać szacowaną liczbę przesyłanych załączników miesięcznie. Po złożeniu zgłoszenia i jego pozytywnym rozpatrzeniu (w ciągu 30 dni) można przesyłać faktury z załącznikami przez API KSeF). Załącznik pomaga dużym firmom przekazywać ważne, rozbudowane informacje razem z fakturą, ale nie jest obowiązkowy dla wszystkich.
Podatnikom nadal będzie udostępniona możliwość pobrania faktury w formacie PDF. Jednak taki dokument nie będzie stanowił faktury w rozumieniu KSeF, lecz jedynie jej wizualizację, służącą celom informacyjnym i ułatwiającą odczytanie danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej przesłanej w formacie XML.
W kontekście wizualizacji e-Faktury przez wystawcę mogą być modyfikowane przede wszystkim elementy dotyczące jej graficznej prezentacji, takie jak:
Jednocześnie, wystawiając fakturę za pomocą programu Subiekt123, dalej będzie można wygenerować fakturę z własnym logo oraz QR kodem KSEF.
Uwaga! Należy uznać, że wizualizacja faktury wystawionej w KSeF nie jest fakturą.
Oryginałem faktury jest plik XML przechowywany i dostępny w systemie KSeF, który zawiera pełną, ustrukturyzowaną i oficjalną treść faktury.
Wizualizacja służy jedynie celom informacyjnym i ułatwia odbiorcom szybkie zapoznanie się z treścią faktury w znanym formacie.
Najważniejsze jest, aby wizualizacja wiernie oddawała bez zmian merytoryczną treść zawartą w pliku XML przesłanym do KSeF, czyli dane liczbowe, nazwy, daty i inne kluczowe informacje nie mogą być zmieniane czy modyfikowane graficznie.
Wizualizacja może być opatrzona np. kodem QR, który pozwala na szybkie sprawdzenie faktury w systemie KSeF.
Kod QR na wizualizacji faktury KSeF zawiera wszystkie niezbędne dane, takie jak numer KSeF, dane sprzedawcy i nabywcy oraz datę wystawienia. Dzięki temu na wydruku PDF można go szybko zeskanować, aby zweryfikować autentyczność dokumentu, pobrać fakturę bezpośrednio z systemu KSeF oraz potwierdzić, że została prawidłowo zarejestrowana i wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur.
Kod QR ułatwia również pracę księgowym i kontrolerom, umożliwiając szybki dostęp do ustrukturyzowanych danych faktury.
Brak kodu QR na wizualizacji faktury może oznaczać, że faktura nie została jeszcze przydzielona do KSeF, pochodzi sprzed okresu obowiązkowego stosowania KSeF lub jest wersją roboczą czy kopią nieformalną, która nie umożliwia natychmiastowej weryfikacji w systemie.
W praktyce stosowanie kodu QR jest mocno rekomendowane i planowane jako obowiązkowe przy fakturach przekazywanych poza systemem KSeF od 1 lutego 2026 r.
Uwaga dla odbiorców!
Otrzymana wizualizacja faktury bez kodów QR może nie być jej ostateczną wersją, co oznacza, że kwota podatku do odliczenia może być nieprawidłowo naliczona. W przypadku braku kodów QR należy zwrócić się do sprzedawcy o dostarczenie faktury uzupełnionej o te elementy, ponieważ ich brak może budzić wątpliwości co do ważności dokumentu i komplikować rozliczenia podatkowe.
Wszystkie rodzaje faktur w systemie KSeF są oparte o ten sam schemat. Wprowadzone zatem zostało obligatoryjne pole RodzajFaktury w elemencie Fa faktury ustrukturyzowanej umożliwiające weryfikację wymogów ustawowych w zakresie obligatoryjnych elementów faktury.
W zależności od rodzaju faktury w polu tym należy wpisać:
Uwaga! W przypadku niepoprawnie zaznaczonego typu faktura może zostać odrzucona przez system KSeF. Odrzucenie skutkuje brakiem uznania faktury za prawidłowo wystawioną, a podatnik musi ją poprawić i ponownie przesłać do systemu.
Wystawianie faktur Pro forma jest możliwe poza systemem KSeF, ponieważ nie są one fakturami w rozumieniu ustawy o VAT i pełnią jedynie funkcję informacyjną lub ofertową. Takie faktury można sporządzać w formacie PDF lub w systemach sprzedażowych niezależnych od KSeF.
Ważnie! Po otrzymaniu płatności za fakturę Pro forma podatnik ma obowiązek wystawić właściwą fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją do KSeF (nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego) zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Uwaga! Po przesłaniu faktury do KSeF nie ma możliwości jej bezpośredniej zmiany ani anulowania w samym systemie. Każda korekta danych faktury musi być dokonana wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej (korekty).
Proces wystawiania e-Faktur odbywa się poprzez oprogramowanie przedsiębiorców połączone z KSeF. Program automatycznie przesyła fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur, gdzie zostaje ona zweryfikowana, zatwierdzona i nadany zostaje jej numer KSeF.
W Subiekcie 123 dostępna jest funkcjonalność integracji z KSeF, która umożliwia:
Dzięki temu użytkownicy Subiekta 123 mają pełną kontrolę nad obiegiem elektronicznych faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Uwaga! Instrukcja obsługi programu Subiekt123 zostanie przedstawiona Państwu wraz z odpowiednimi materiałami wideo, zgodnie z ustalonym harmonogramem publikacji treści.
Potwierdzeniem prawidłowego wystawienia faktury jest pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) w KSeF to oficjalny dokument potwierdzający, że faktura ustrukturyzowana została prawidłowo odebrana i zarejestrowana przez system KSeF. UPO zawiera między innymi numer identyfikacyjny faktury oraz datę jej wysłania i rejestracji.
Uwaga! Otrzymanie UPO jest niezbędne, aby faktura uzyskała moc prawną i była uznawana za wystawioną zgodnie z przepisami. Bez UPO faktura nie jest uznawana za skuteczną, nawet jeśli została wysłana do systemu.
W przypadku błędów faktura zostanie odrzucona przez KSeF — może się tak stać:
Faktura odrzucona nie jest traktowana jako wystawiona i nie można wystawić do niej korekty ani jej anulować. W takiej sytuacji podatnik musi poprawić błędy i ponownie przesłać fakturę
do systemu, aż do uzyskania UPO. UPO jest ważnym dokumentem do archiwizacji jako dowód prawidłowego wystawienia faktury w KSeF.
E-Faktura uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Jeśli przesłanie nastąpi później niż data na fakturze, traktuje się ją jako wystawioną poza KSeF, z datą podaną na fakturze (Tryb offline).
Tryb offline stosuje się w sytuacji tymczasowej niedostępności systemu KSeF, na przykład w przypadku awarii lub prac serwisowych. Wtedy fakturę wystawia się poza systemem, zgodnie z obowiązującym wzorem, i przesyła ją do KSeF w terminie określonym przez przepisy, (najczęściej nie później niż następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności). Faktury wystawione w trybie offline są ważne od daty ich wystawienia, nawet jeśli ich przesłanie do systemu następuje z opóźnieniem.
Dodatkowo, istnieje tryb offline24 — dobrowolna forma wystawiania faktur, która umożliwia ich rejestrację w KSeF z opóźnieniem do końca następnego dnia roboczego, niezależnie od dostępności systemu czy wystąpienia awarii. Faktury wystawione w trybie offline24 zachowują ważność od daty faktycznego wystawienia.
UWAGA! Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (art. 106i ust. 1 ustawy VAT).
E-Faktura jest uznana za otrzymaną przy użyciu KseF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Jeżeli E-Faktura jest udostępniana nabywcy (w tym m.in. konsumentowi lub podatnikowi zagranicznemu), w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Podsumowanie: data otrzymania e-Faktury zakupu to data jej wygenerowania w systemie KSeF. Oznacza to, że data wystawienia faktury przez sprzedawcę w systemie KSeF jest jednocześnie datą jej otrzymania przez nabywcę.
Termin płatności faktury liczony jest od dnia następującego po dniu wystawienia faktury, czyli faktycznie od dnia jej przyjęcia przez system KSeF.
Dodatkowe wyjaśnienia Ministerstwa Finansów:
Podręcznik KSeF 2.0:
Od 1 kwietnia 2026 roku w Polsce wszystkich podatników obejmie obowiązek fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy zarówno jak osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) tak i osób prawnych (spółki i organizacji).
Oznacza to, że faktury sprzedaży do innych podmiotów (transakcje B2B) mogą być wystawiane wyłącznie za pomocą KSeF.
Uwaga. Nowy system dotyczy jak podatników VAT tak i podmioty zwolnione z VAT!
Harmonogram wprowadzania obowiązku KSeF:
•
1 lutego 2026 – obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników (ze sprzedażą brutto w 2024 roku powyżej 200 mln zł).
•
1 kwietnia 2026 – rozszerzenie obowiązku na pozostałych podatników, z wyłączeniem najmniejszych podmiotów („wykluczeni cyfrowo”);
•
1 stycznia 2027 – obejmuje również najmniejsze podmioty („wykluczeni cyfrowo”) z miesięczną sprzedażą do 10 tys. zł.
Uwaga. Wszyscy podatnicy powinni być przygotowani DO ODBIORU faktur zakupowych wystawianych przez podatników czynnych VAT za pośrednictwem KSeF już od 1 lutego 2026 roku!
Czym jest KSeF?
KSEF – obligatoryjna platforma do wystawienia faktur sprzedaży na rzecz podmiotów B2B (innych przedsiębiorstw) oraz wymiany fakturowej (sprzedaż i zakup) pomiędzy przedsiębiorcami, umożliwiający jak wystawienie i wysyłkę faktury sprzedaży tak i odbiór faktur od innych przedsiębiorców.
Podsumowując, KSEF to:
•
Obowiązek i system online do dokumentów sprzedaży;
•
Portal do wymiany i odbioru faktur zakupu.
KSeF działa jako darmowa platforma elektronicznego fakturowania.
Każdy podatnik posiadający numer NIP ma automatycznie założone konto w Krajowym Systemie e-Faktur.
Kluczowe cechy i funkcje KSeF:
•
KSeF umożliwia tworzenie i wysyłanie faktur w formie elektronicznej (pliku XML);
•
Wszystkie faktury są przekazywane do centralnego, ogólnopolskiego systemu zamiast być wysyłane bezpośrednio między kontrahentami;
•
System przechowuje wystawione faktury przez 10 lat, zapewniając natychmiastowy dostęp zarówno podatnikom, jak i organom podatkowym;
•
KSeF pozwala na automatyzację kontroli podatkowych, co skraca czas ich trwania i zmniejsza zaangażowanie przedsiębiorców.
Cel i korzyści z KSeF:
•
Zapobieganie nadużyciu z tyt. wystawienia pustych faktur i podmiany faktur;
•
Zastępuje tradycyjne formy faktur, upraszczając proces fakturowania i wymiany dokumentów;
•
Umożliwia szybsze zwroty podatku VAT dzięki łatwiejszemu dostępowi do informacji;
•
Ujednolica formę faktury, co ułatwia integrację systemów informatycznych firm;
•
Wprowadza zasadę 100% elektronicznego przechowywania dokumentacji znajdującej się w bazie KSEF.
Okres przejściowy (do 31 grudnia 2026 roku.)
•
Faktury do kwoty 450 zł (limit miesięczny do 10 000 zł) mogą być wystawiane bez uczestnictwa w KSeF w okresie przejściowym trwającym do 31 grudnia 2026 r.
•
Pojedyncza faktura powyżej 450 zł może być wystawiona poza KSeF, o ile suma wszystkich faktur poza KSeF w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. po przekroczeniu miesięcznego limitu 10 000 zł faktury muszą być wystawiane w KSeF od pierwszej faktury przekraczającej ten limit.
•
Do końca 2026 r. utrzymane zostają również wszelkie prawa do wystawiania faktur z kas fiskalnych (paragony z NIP) oraz brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury.
Wyjątki dotyczące KSeF
Zwolnieniu z obowiązku fakturowania za pomocą KSEF podlegają transakcje:
•
faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) (w tym e-commerce);
•
sprzedaży nieudokumentowanej na rzecz osób fizycznych (B2C), rozliczanej wyłącznie za pośrednictwem bankowości elektronicznej (bez obiegu gotówkowego);
•
sprzedaż detaliczna dokumentowana paragonami fiskalnymi (rolki z kas fiskalnych pozostają bez zmian);
•
faktury w ramach procedur OSS i IOSS dotyczących sprzedaży międzynarodowej (handel krajów UE i z państw trzecich);
•
specyficzne dokumenty: bilety autostradowe, faktury VAT RR od rolników ryczałtowych.
Płatności i opłaty:
Płatności pomiędzy podatnikami nie będą wymagały podawania unikatowego numeru faktury wystawionej przez KSeF do dnia 31 lipca 2026 r. Oznacza to, że w tym okresie przejściowym przedsiębiorcy mogą dokonywać płatności za faktury elektroniczne, na dotychczasowych zasadach. Obowiązek podawania numeru KSeF podczas dokonywania płatności zacznie obowiązywać od 1 sierpnia 2026 r. i będzie miał na celu zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa rozliczeń między podatnikami.
Pro formy / Duplikaty / Zaliczki / Korekty
•
Pro formy nie podlegają obowiązkowi rejestracji w KSeF, ze względu na to że nei stanowią one dokumentu księgowego;
•
W KSeF nie ma potrzeby wystawiania duplikatów faktur, gdyż pełną funkcję ich zastępuje dostęp do oryginalnego, ustrukturyzowanego dokumentu w systemie;
•
Faktury zaliczkowe, końcowe oraz korekty muszą być jednak obowiązkowo wystawiane i przesyłane przez KSeF w ustrukturyzowanej formie;
•
W KSeF nie ma możliwości wystawienia noty korygującej bezpośrednio w systemie — korekty realizuje się fakturą korygującą.
KSeF a faktury sprzedaży zagraniczne
Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony w sytuacjach określonych przepisami, m.in. gdy:
•
Miejscem świadczenia jest inne państwo członkowskie UE niż Polska lub państwo trzecie;
•
Nabywcą jest podmiot bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce;
•
Nabywcą jest podmiot z UE korzystający ze zwolnienia w procedurze SME;
•
Nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej;
•
Inne szczególne sytuacje wynikające z ustawy o VAT.
W takich przypadkach faktura może być udostępniana nabywcy niekoniecznie przez KSeF, ale także tradycyjnie (papierowo lub elektronicznie). W praktyce oznacza to, że jeśli nabywca nie korzysta z KSeF, sprzedawca musi przesłać mu fakturę w umówionej formie.
Ważne! Zaleca się, aby ten sposób przekazywania faktur został jasno określony w umowie między kontrahentami, co zapobiega nieporozumieniom i problemom po dokonaniu sprzedaży.
Kary i sankcje w 2026 r.:
•
utrzymana jest możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących;
•
nie będą nakładane kary za błędy w fakturowaniu za pośrednictwem KSeF;
•
nie ma obowiązku podawania numeru KSeF w rozliczeniach płatności (w tym w mechanizmie podzielonej płatności).
Po upływie okresu przejściowego, niedostosowanie się do przepisów KSeF może skutkować sankcjami finansowymi.
Ograniczenia i wyzwania w praktyce:
Wprowadzenie KSeF stanowi największa zmianę w prawie podatkowym i księgowym ostatniej dekady. W praktyce zmiana ta niesie ze sobą liczne wyzwania: od prawidłowego wskazania daty wystawienia faktury i zarządzania wydatkami mieszanymi do umiejętności posługiwania się systemem w trybie awaryjnym i offline.
Jako rozwiązanie Państwowe, KSeF gromadzi u siebie pełen zakres dokumentacji, jak bezpośrednio związanej z prowadzoną działalnością, tak i koszty reprezentacji, nie wykazywane w deklaracjach VAT. Do tego, system ten restrykcyjnie podchodzi do aspektów terminowości wystawienia faktur oraz korekt.
W związku z powyższym, kluczowe znaczenie ma jak odpowiednie dostosowanie procesów księgowych do nowego standardu, aby uniknąć ryzyka błędów w rozliczeniach podatkowych jak również porozumienie się pomiędzy przedsiębiorcą a księgowym.
Jako Państwa biuro rachunkowe, dołożymy wszelkich starań, aby proces tych zmian odbył się maksymalnie płynnie i w pełnym porozumieniu. Dlatego przez cały czas będziemy informować Państwa o nadchodzących zmianach w tym temacie oraz dostarczać materiały, które przedstawią Państwu informację dot.:
•
Fakturowania i odbioru dokumentacji w KSeF;
•
Działania w trybie awaryjnym i offline;
•
Zmiany w prawie podatkowym w związku z KSEF;
•
Instrukcje do logowania się i nadania uprawnień;
•
Oraz inne informacje, niezbędne do wdrożenia się do nowego systemu obiegu dokumentacji.
Narzędzia do obsługi KSeF
Do obsługi KSeF służy oficjalna platforma Ministerstwa Finansów oraz różne programy księgowe i fakturujące z integracją KSeF. https://ksef.podatki.gov.pl Przykładem jest Subiekt123, używany przez nasze biuro rachunkowe do pobierania i archiwizowania faktur.
Program Subiekt 123 jest w pełni zintegrowany z KSeF i umożliwia m.in.:
•
wystawianie i wysyłanie faktur do KSeF;
•
pobieranie e-faktur od kontrahentów z KSeF i automatyczne zamienianie ich na dokumenty do obsługi księgowej;
•
przeglądanie odebranych e-faktur z danymi takimi jak numer KSeF, wystawca, status dokumentu, płatności i księgowość;
•
weryfikację zgodności faktur ze wzorem Ministerstwa Finansów, co minimalizuje ryzyko odrzucenia przez KSeF;
•
automatyczne pobieranie UPO dla wystawionych faktur;
•
Aby korzystać z tych funkcji, należy aktywować integrację KSeF w Koncie InsERT i wprowadzić token wygenerowany w Aplikacji Podatnika KSeF.
Alternatywnie, faktury można pobierać bezpośrednio z platformy KSeF. Nasze biuro nie udziela jednak wsparcia ani konsultacji dotyczących programów firm trzecich.
Let’s be Clever! 🙂
Artykuł przygotowała główna księgowa: Tetiana Kupchuk
Okazuje się, że po przeprowadzeniu przez Ministerstwo Finansów
szerokich konsultacji publicznych na temat wprowadzenia e-faktury
jako powszechnego systemu rozliczania, na spotkaniu z Cyklu Dialog z Biznesem
dnia 31 stycznia 2023 r. ustalono, iż wejście w życie powyższej idei zostanie
odroczone do 1 lipca 2024 r. ! (Pierwotnie termin został ustalony na dzień 1 stycznia 2024r.)
Dodatkwo
W odniesieniu do idei wprowadzenia automatyzacji warto zwrócić uwagę na
przekonującą zaletę systemu rządowego e-fakturowania.
Na stronie biznes.gov.pl w zakładce „Aktualności” możemy przeczytać:
„(...) Podatnicy otrzymają szybszy zwrot VAT, termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni, z 60
do 40. Nie będą musieli generować plików JPK_FA itp.”
Przedsiębiorcy będą mieli więcej czasu na wdrożenie tego nowego narzędzia do
wystawiania, otrzymywania i przechowywania e-faktur. Zmiany to dobra wiadomość, bo
prawidłowe działania systemu będzie miało duże znaczenie dla funkcjonowania przede
wszystkim dużych firm. Są to modyfikacje, o które wniosła Konfederacja Lewiatan podczas
Rady Podatkowej przy czterokrotnym spotkaniu z przedstawicielami resortu finansów,
powołując się na liczne potencjalne ryzyka prawno-podatkowe.
Obecnie została już udostępniona oficjalna wersja testowa KSeF dla dobrowolnego
wypróbowania przez podatników lecz na chwilę obecną korzysta z niego jedynie 90
podmiotów z blisko 1,9 miliona podatników VAT, jak podaje Ministerstwo Finansów.
Z ciekawostek o KSeF można dowiedzieć się m.in., że:
Przedsiębiorcy dalej mają wątpliwości względem KSeF, ponieważ na dzień dzisiejszy
system niesie ze sobą pewne ograniczenia. Na przykład nie przewidziano możliwości
wystawiania not korygujących, dołączania załączników do faktury, generowania
powiadomienia o otrzymaniu dokumentu lub limit znaków w poszczególnych polach sprawia,
że niektóre kluczowe informacje z punktu widzenia wystawiającego mogą się zwyczajnie nie
zmieścić – pisze P. Prezes Zarządu Edison S.A. w gazecie finansowej 15 grudnia 2022 r.
Mariusz Banasiak- Księgowość
Clever Investment P.S.A.
ul. Obozowa 20 lok. U11, 01-161 Warszawa
tel: +48 724 006 007
mail: info@cleverinvestment.pl
Godziny:
pn–czw 9:00-16:00
pt 9:00-15:00
