KSeF wprowadza nową definicję faktury — fakturę ustrukturyzowaną, czyli e-Fakturę w formacie XML, która jest wystawiana, przesyłana i przechowywana w systemie KSeF.
Taka zmiana oznacza, że tylko faktury wygenerowane i zatwierdzone w KSEF mają moc prawną i mogą być podstawą do rozliczeń podatkowych. W rozumieniu prawnym faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, która posiada przydzielony przez system, indywidualny numer identyfikacyjny.
Do KSeF wysyła się wyłącznie faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Nie wysyła się do KSeF drukowanych rolek czy innych form papierowych, a jedynie elektroniczne faktury ustrukturyzowane.
Załącznik do e-Faktury w KSeF to dodatkowa część faktury elektronicznej, w której można przekazać szczegółowe dane, np. o zużyciu energii czy paliw. Nie jest to osobny plik, ale integralna część faktury w formacie XML. Dodawanie załączników jest opcjonalne i wymaga zgody Ministerstwa Finansów (Podatnik musi uzasadnić potrzebę korzystania z załączników i podać szacowaną liczbę przesyłanych załączników miesięcznie. Po złożeniu zgłoszenia i jego pozytywnym rozpatrzeniu (w ciągu 30 dni) można przesyłać faktury z załącznikami przez API KSeF). Załącznik pomaga dużym firmom przekazywać ważne, rozbudowane informacje razem z fakturą, ale nie jest obowiązkowy dla wszystkich.
Podatnikom nadal będzie udostępniona możliwość pobrania faktury w formacie PDF. Jednak taki dokument nie będzie stanowił faktury w rozumieniu KSeF, lecz jedynie jej wizualizację, służącą celom informacyjnym i ułatwiającą odczytanie danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej przesłanej w formacie XML.
W kontekście wizualizacji e-Faktury przez wystawcę mogą być modyfikowane przede wszystkim elementy dotyczące jej graficznej prezentacji, takie jak:
Jednocześnie, wystawiając fakturę za pomocą programu Subiekt123, dalej będzie można wygenerować fakturę z własnym logo oraz QR kodem KSEF.
Uwaga! Należy uznać, że wizualizacja faktury wystawionej w KSeF nie jest fakturą.
Oryginałem faktury jest plik XML przechowywany i dostępny w systemie KSeF, który zawiera pełną, ustrukturyzowaną i oficjalną treść faktury.
Wizualizacja służy jedynie celom informacyjnym i ułatwia odbiorcom szybkie zapoznanie się z treścią faktury w znanym formacie.
Najważniejsze jest, aby wizualizacja wiernie oddawała bez zmian merytoryczną treść zawartą w pliku XML przesłanym do KSeF, czyli dane liczbowe, nazwy, daty i inne kluczowe informacje nie mogą być zmieniane czy modyfikowane graficznie.
Wizualizacja może być opatrzona np. kodem QR, który pozwala na szybkie sprawdzenie faktury w systemie KSeF.
Kod QR na wizualizacji faktury KSeF zawiera wszystkie niezbędne dane, takie jak numer KSeF, dane sprzedawcy i nabywcy oraz datę wystawienia. Dzięki temu na wydruku PDF można go szybko zeskanować, aby zweryfikować autentyczność dokumentu, pobrać fakturę bezpośrednio z systemu KSeF oraz potwierdzić, że została prawidłowo zarejestrowana i wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur.
Kod QR ułatwia również pracę księgowym i kontrolerom, umożliwiając szybki dostęp do ustrukturyzowanych danych faktury.
Brak kodu QR na wizualizacji faktury może oznaczać, że faktura nie została jeszcze przydzielona do KSeF, pochodzi sprzed okresu obowiązkowego stosowania KSeF lub jest wersją roboczą czy kopią nieformalną, która nie umożliwia natychmiastowej weryfikacji w systemie.
W praktyce stosowanie kodu QR jest mocno rekomendowane i planowane jako obowiązkowe przy fakturach przekazywanych poza systemem KSeF od 1 lutego 2026 r.
Uwaga dla odbiorców!
Otrzymana wizualizacja faktury bez kodów QR może nie być jej ostateczną wersją, co oznacza, że kwota podatku do odliczenia może być nieprawidłowo naliczona. W przypadku braku kodów QR należy zwrócić się do sprzedawcy o dostarczenie faktury uzupełnionej o te elementy, ponieważ ich brak może budzić wątpliwości co do ważności dokumentu i komplikować rozliczenia podatkowe.
Wszystkie rodzaje faktur w systemie KSeF są oparte o ten sam schemat. Wprowadzone zatem zostało obligatoryjne pole RodzajFaktury w elemencie Fa faktury ustrukturyzowanej umożliwiające weryfikację wymogów ustawowych w zakresie obligatoryjnych elementów faktury.
W zależności od rodzaju faktury w polu tym należy wpisać:
Uwaga! W przypadku niepoprawnie zaznaczonego typu faktura może zostać odrzucona przez system KSeF. Odrzucenie skutkuje brakiem uznania faktury za prawidłowo wystawioną, a podatnik musi ją poprawić i ponownie przesłać do systemu.
Wystawianie faktur Pro forma jest możliwe poza systemem KSeF, ponieważ nie są one fakturami w rozumieniu ustawy o VAT i pełnią jedynie funkcję informacyjną lub ofertową. Takie faktury można sporządzać w formacie PDF lub w systemach sprzedażowych niezależnych od KSeF.
Ważnie! Po otrzymaniu płatności za fakturę Pro forma podatnik ma obowiązek wystawić właściwą fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją do KSeF (nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego) zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Uwaga! Po przesłaniu faktury do KSeF nie ma możliwości jej bezpośredniej zmiany ani anulowania w samym systemie. Każda korekta danych faktury musi być dokonana wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej (korekty).
Proces wystawiania e-Faktur odbywa się poprzez oprogramowanie przedsiębiorców połączone z KSeF. Program automatycznie przesyła fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur, gdzie zostaje ona zweryfikowana, zatwierdzona i nadany zostaje jej numer KSeF.
W Subiekcie 123 dostępna jest funkcjonalność integracji z KSeF, która umożliwia:
Dzięki temu użytkownicy Subiekta 123 mają pełną kontrolę nad obiegiem elektronicznych faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Uwaga! Instrukcja obsługi programu Subiekt123 zostanie przedstawiona Państwu wraz z odpowiednimi materiałami wideo, zgodnie z ustalonym harmonogramem publikacji treści.
Potwierdzeniem prawidłowego wystawienia faktury jest pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) w KSeF to oficjalny dokument potwierdzający, że faktura ustrukturyzowana została prawidłowo odebrana i zarejestrowana przez system KSeF. UPO zawiera między innymi numer identyfikacyjny faktury oraz datę jej wysłania i rejestracji.
Uwaga! Otrzymanie UPO jest niezbędne, aby faktura uzyskała moc prawną i była uznawana za wystawioną zgodnie z przepisami. Bez UPO faktura nie jest uznawana za skuteczną, nawet jeśli została wysłana do systemu.
W przypadku błędów faktura zostanie odrzucona przez KSeF — może się tak stać:
Faktura odrzucona nie jest traktowana jako wystawiona i nie można wystawić do niej korekty ani jej anulować. W takiej sytuacji podatnik musi poprawić błędy i ponownie przesłać fakturę
do systemu, aż do uzyskania UPO. UPO jest ważnym dokumentem do archiwizacji jako dowód prawidłowego wystawienia faktury w KSeF.
E-Faktura uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Jeśli przesłanie nastąpi później niż data na fakturze, traktuje się ją jako wystawioną poza KSeF, z datą podaną na fakturze (Tryb offline).
Tryb offline stosuje się w sytuacji tymczasowej niedostępności systemu KSeF, na przykład w przypadku awarii lub prac serwisowych. Wtedy fakturę wystawia się poza systemem, zgodnie z obowiązującym wzorem, i przesyła ją do KSeF w terminie określonym przez przepisy, (najczęściej nie później niż następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności). Faktury wystawione w trybie offline są ważne od daty ich wystawienia, nawet jeśli ich przesłanie do systemu następuje z opóźnieniem.
Dodatkowo, istnieje tryb offline24 — dobrowolna forma wystawiania faktur, która umożliwia ich rejestrację w KSeF z opóźnieniem do końca następnego dnia roboczego, niezależnie od dostępności systemu czy wystąpienia awarii. Faktury wystawione w trybie offline24 zachowują ważność od daty faktycznego wystawienia.
UWAGA! Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (art. 106i ust. 1 ustawy VAT).
E-Faktura jest uznana za otrzymaną przy użyciu KseF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Jeżeli E-Faktura jest udostępniana nabywcy (w tym m.in. konsumentowi lub podatnikowi zagranicznemu), w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Podsumowanie: data otrzymania e-Faktury zakupu to data jej wygenerowania w systemie KSeF. Oznacza to, że data wystawienia faktury przez sprzedawcę w systemie KSeF jest jednocześnie datą jej otrzymania przez nabywcę.
Termin płatności faktury liczony jest od dnia następującego po dniu wystawienia faktury, czyli faktycznie od dnia jej przyjęcia przez system KSeF.
Dodatkowe wyjaśnienia Ministerstwa Finansów:
Podręcznik KSeF 2.0:
Clever Investment P.S.A.
ul. Obozowa 20 lok. U11, 01-161 Warszawa
tel: +48 724 006 007
mail: info@cleverinvestment.pl
Godziny:
pn–czw 9:00-16:00
pt 9:00-15:00
