Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to największa zmiana w obszarze fakturowania od lat. Zmiany obejmują wszystkich właścicieli firm— od największych spółek po najmniejsze działalności gospodarcze. Od 2027 roku system ma działać w pełni, a z nim nowe reguły i kary.

1.Obowiązki przedsiębiorców w KSeF

                Od 1 kwietnia 2026 obowiązek korzystania z KSeF obejmuje wszystkich przedsiębiorców, z wyłączeniem najmniejszych podmiotów, natomiast od początku roku 2027 obowiązek zostanie rozszerzony na najmniejsze firmy, czyli podmioty o sprzedaży ≤ 10 tys. zł miesięcznie.

Tryby awaryjne i offline24 (obowiązujące od 1 lutego 2026r.)

W sytuacji braku dostępu do KSeF lub problemów technicznych obowiązują dwa tryby wystawiania faktur:

*Tryb offline24 – fakturę należy przesłać do systemu niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego.

* Tryb awaryjny – fakturę trzeba przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii, aby otrzymała numer KSeF oraz udostępnia się nabywcy w sposób uzgodniony. Jeżeli w terminie 7-dniowym zostanie zamieszczony w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym kolejny komunikat o wystąpieniu awarii, termin 7 dni liczy się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii, lub w trakcie samej awarii zostanie zamieszczony komunikat o wystąpieniu tzw. awarii całkowitej – faktury nie dosyła się do KSeF.

W obu tych trybach powinny znaleźć się na fakturze dwa kody QR.

-pierwszy kod QR: zapewnia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada napis „OFFLINE”),

- drugi kod QR: umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada napis „CERTYFIKAT”).

1.2.Faktury dla konsumentów (B2C)

Bez zmian pozostają faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które mogą być wystawione w KSeF dobrowolnie. Natomiast w relacjach B2B kończy się możliwość wystawiania faktur poza KSeF – wszystkie muszą być ustrukturyzowane.

1. Załączniki do faktur – od 1 lutego 2026 r.

Od tego dnia możliwe będzie dodawanie załączników do faktur wystawianych w KSeF.

1.  Paragon z NIP a faktura – od 1 stycznia 2027 r.

To jedna z najbardziej odczuwalnych zmian:

Paragon z NIP nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną.  Nie będzie można na jego podstawie wystawić faktury i odliczyć kosztów (aby odliczyć koszt, nawet przy zakupie za 10 zl, trzeba będzie wystawić fakturę w KSeF)

• Płatności powiązane z KSeF

2. Numer KSeF w przelewach – od 2027 r.

        W przelewach za faktury trzeba będzie podawać numer KSeF również w przypadku płatności za faktury zaliczkowe (jeżeli została już wystawiona). Celem jest powiązanie płatności z konkretną fakturą, co zwiększy kontrolę fiskusa nad przepływem środków i rozliczeniami VAT.

• Sankcje

Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF pojawi się wcześniej, sankcje zaczną obowiązywać dopiero od 2027 r. Będą one dotyczyć sytuacji, gdy przedsiębiorca:

• nie wystawi faktury ustrukturyzowanej w KSeF mimo obowiązku,
• w czasie awarii wystawi fakturę niezgodną z udostępnionym wzorem,
• nie prześle w terminie faktury wystawionej w trybie offline lub awaryjnym.

Wysokość sankcji

* do 100% podatku VAT wskazanego na fakturze (lub do 18,7% kwoty należności ogółem, jeśli faktura jest bez VAT).

* 500 zł za każdą fakturę – za nieterminowe przesłanie faktury w trybie awaryjnym.

* Odpowiedzialność karno-skarbowa (KKS) – w przypadku poważniejszych naruszeń.

* Faktura odrzucona przez KSeF = faktura niewystawiona → pełne sankcje jak za brak faktury.

Wdrożenie obowiązkowego KSeF to rewolucja, która zmieni sposób wystawiania i rozliczania faktur w każdej firmie. Choć zmiany są szerokie, ich cel jest jasny: uporządkowanie obiegu dokumentów, większa przejrzystość rozliczeń i ograniczenie nadużyć podatkowych. Przedsiębiorcy mają jeszcze czas na przygotowanie się, ale warto zacząć już teraz – dostosować systemy, procedury i nawyki, aby wejście w obowiązkowy KSeF przebiegło bez stresu.

Źródła:

Krajowy System e-Faktur – plan wdrożenia - Ministerstwo Finansów - Portal Gov.pl ; https://www.podatki.gov.pl/ksef/ ; https://www.podatki.gov.pl/

Ustawa o VAT z 11.03.2004 r. – w szczególności art. 106ga–106ni oraz art. 108g.

Ustawa z 5.08.2025 r. zmieniająca ustawę o VAT (Dz.U. 2025 poz. 1203).

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12.12.2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2025 poz. 1815).

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7.122025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025 poz. 1740).