Poniżej przekazujemy zbiór najważniejszych informacji w związku z wejściem w życie przepisów związanych z tzw. „RODO”. Zapraszamy do zapoznania się z poniższym oświadczeniem Clever Investment.
Chcąc każdego dnia podnosić jakość świadczonych usług oraz dbać o bezpieczeństwo przechowywanych danych, Clever Investment już w 2015 roku wdrożyło procedurę „Bezpieczeństwa danych i IT”.
Clever Investment korzysta z systemu do zarządzania relacjami z Klientem jakim jest Gestor Nexo Pro firmy Insert spełniający wymagania dotyczące administrowaniem danymi osobowymi – „RODO”. Wszystkie dane znajdziecie Państwo na stronie: www.insert.com.pl.
OŚWIADCZENIE W ZAKRESIE PRZETWARZANIA DANYCH
Clever Investment Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, kod pocztowy 01-161, przy ulicy Obozowej 20 lok. U11, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000981991 prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla M. ST. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy – Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 7010459086, REGON 360617316, reprezentowaną przez:
Prezesa Zarządu Pana Jacka Kalińskiego, uprawnionego do reprezentacji Spółki zgodnie z aktualnym odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego.
Zwanym dalej jako „Clever Investment” , „Clever” lub „Administrator”
INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Kto jest administratorem danych i w jaki sposób się kontaktować:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych Clever Investment Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, kod pocztowy 01-161, przy ulicy Obozowej 20 lok. U11 (dalej jako „Clever” ) Z administratorem danych można kontaktować się poprzez adres email: info@cleverinvestment.pl, formularz kontaktowy pod adresem: www.cleverinvestment.pl , lub pisemnie na adres siedziby Clever.
- We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w szczególności korzystania z przysługujących Pani/Panu praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych, można kontaktować się z wyznaczonym w Clever Investment Inspektorem Nadzoru pełniącym również funkcję Inspektora Ochrony Danych Osobowych poprzez adres email: info@cleverinvestment.pl, formularz kontaktowy pod adresem www.cleverinvestment.pl lub pisemnie na adres siedziby Clever ( z tematem wiadomości „RODO” lub dopiskiem „RODO”).
Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane przez Clever Investment w następujących celach:
| Cel przetwarzania |
Podstawa przetwarzania |
| Zawarcie umowy o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, usługowe prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, usługowe prowadzenie spraw kadrowo - płacowych, usługowe prowadzenie Ewidencji przychodów, o świadczenie usług Wirtualnego Biura, pozostałe umowy zawarte z Klientami w zakresie świadczonych usług przez Clever. |
Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Clever; niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy; z zakresu rachunkowości, obsługi kadrowo – płacowej, obsługi korespondencji, pozostałych umów o świadczenie usług. |
| Realizacja obowiązków wynikających z zawartych umów pomiędzy Clever a Zleceniodawcą |
Realizacja obowiązków wynikających z umowy, w tym dostęp do dokumentacji mogącej zawierać dane do Klientów i Kontrahentów oraz danych Klientów Zleceniodawcy Clever |
| Realizacja obowiązków informacyjnych w szczególności: Krajowa Administracja Skarbowa, Zakład Ubezpieczeń Społecznych i inne. Realizacja obowiązków prawnych związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. |
Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Clever (tj. zmniejszenie ryzyka związanego z zawartą umową, wykonywanie powierzonej funkcji). Realizacja obowiązków prawnych wynikających z pozostałych przepisów, takich jak wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. |
| Realizacja obowiązków prawnych wynikających z innych przepisów prawa polskiego oraz unijnego. |
Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Clever, wynikających m.in. z przepisów prawa podatkowego oraz przepisów o rachunkowości. |
| Marketing bezpośredni produktów i usług świadczonych oraz podtrzymanie relacji przez Clever oraz pozostałych produktów i usług (tj. otrzymywanie od Clever oferty tego rodzaju produktów i usług). |
Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Clever (tj. prezentowanie oferty produktów i usług wykonywanych przez Clever oraz pozostałych produktów i usług i wysyłanie informacji zbiorczych dotyczących np.. Godzin otwarcia biura, życzeń na święta. |
| Kontakt z Klientami za pośrednictwem elektronicznych kanałów komunikacji a także telefoniczny |
Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Clever w szczególności realizacja zawartych umów. Przekazywanie wiadomości, raportów, wiadomości zbiorczych na adresy korespondencyjne oraz dane podane podczas wdrożenia usługi. |
| Realizacja umów z dostawcami usług dla Clever |
Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Clever w szczególności realizacja zawartych umów z dostawcami produktów i/lub usług świadczonych na rzecz Clever np.. Usług informatycznych, obsługi prawnej. |
Przetwarzanie przez Clever Investment danych osobowych, o którym mowa powyżej nie odbywa się w sposób w pełni zautomatyzowany, tzn. w każdym przypadku zapewniony jest udział człowieka w tego rodzaju operacjach, w szczególności z związku z obsługą procesu księgowego, kadrowo - płacowego, udzielaniu informacji do urzędów, podejmowaniu decyzji w zakresie zaklasyfikowania kosztów, administracją korespondencji.
PRZEZ JAKI OKRES DANE OSOBOWE MOGĄ BYĆ PRZECHOWYWANE?
Okres przechowywania Pani/Pana danych osobowych zależy od celu ich przetwarzania. Może on wynosić 5 lat podatkowych lub nawet do 50 lat w związku z obsługą kadrowo – płacową.
- W związku z realizacją obowiązków prawnych – do czasu wygaśnięcia obowiązku (np. dokumenty księgowe, w tym zawarte w nich dane, wymagają przechowywania przez okres 5 lat podatkowych);
- W związku z marketingiem bezpośrednim – do czasu zgłoszenia Pani/Pana sprzeciwu.
KOMU DANE OSOBOWE MOGĄ BYĆ PRZEKAZYWANE?
Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane następującym podmiotom:
- W szczególności: Krajowej Administracji Skarbowej, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, Krajowemu Rejestrowi Sądowemu, Centralnej Ewidencji I Informacji o Działalności Gospodarczej, Głównemu Urzędowi Statystycznemu.
- Podmiotom działającym na podstawie przepisów prawa (organom publicznym), w tym m.in. Komisji Nadzoru Finansowego oraz Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej, Rzecznikowi Finansowemu – w związku z realizacją obowiązków prawnych ciążących na Clever Investment.
- Podmiotom świadczącym na rzecz Clever usługi, w tym np. obiegu dokumentacji, dostawcom usług informatycznych, dostawcom usług prawnych i doradczych – w związku ze świadczeniem tych usług.
CZY PODANIE DANYCH OSOBOWYCH JEST OBOWIĄZKOWE?
Korzystanie z usług mi. rachunkowych świadczonych przez Clever Investment jest dobrowolne i odbywa się na podstawie zawartej umowy. Jednakże podanie danych osobowych w związku z zawieraną umową jest niezbędne do jej zawarcia, a następnie wykonania – bez podania danych osobowych, w tym danych dotyczących prowadzonej działalności, danych rachunkowych takich jak dokumenty księgowe nie jest możliwe zawarcie i wykonanie tego rodzaju umowy.
PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH
Przysługują Pani/Panu w związku z przetwarzaniem danych osobowych określone prawa, w tym:
- prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Pani/Pana;
- prawo do sprostowania tych danych;
- prawo do usunięcia tych danych,
- prawo do ograniczenia przetwarzania tych danych;
- prawo do przenoszenia tych danych – na zasadach określonych w przepisach o ochronie danych osobowych, w tym w unijnym Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych 2016/679 (“RODO”).
W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest realizacja prawnie uzasadnionych interesów, ma Pani/Pan prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych dotyczących Pani/Pana, w szczególności w związku z ich przetwarzaniem dla celów marketingu bezpośredniego.
Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych (Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych lub następcy tego organu – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych)
Dziękujemy za uwagę, mamy nadzieję, że powyższe informacje będą dla Państwa pomocne i pomogą Państwu lepiej zapoznać się z nowymi przepisami dotyczącymi Ochrony Danych Osobowych.
Let’s be Clever!
