KSEF (Krajowy System e-Faktur) – obligatoryjna platforma do wystawienia faktur sprzedaży na rzecz podmiotów B2B (innych przedsiębiorstw) oraz wymiany fakturowej (sprzedaż i zakup) pomiędzy przedsiębiorcami, umożliwiający jak wystawienie i wysyłkę faktury sprzedaży tak i odbiór faktur od innych przedsiębiorców.

Od 1 kwietnia 2026 roku w Polsce wszystkich podatników obejmie obowiązek fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy zarówno jak osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) tak i osób prawnych (spółki i organizacji).
Oznacza to, że faktury sprzedaży do innych podmiotów (transakcje B2B) mogą być wystawiane wyłącznie za pomocą KSeF.
Nowy system dotyczy jak podatników VAT tak i podmioty zwolnione z VAT!

Podsumowując, KSEF to:

• Obowiązek i system online do dokumentów sprzedaży;
• Portal do wymiany i odbioru faktur zakupu.

• 1 lutego 2026 – obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników (ze sprzedażą brutto w 2024 roku powyżej 200 mln zł).
• 1 kwietnia 2026 – rozszerzenie obowiązku na pozostałych podatników, z wyłączeniem najmniejszych podmiotów („wykluczeni cyfrowo”);
• 1 stycznia 2027 – obejmuje również najmniejsze podmioty („wykluczeni cyfrowo”) z miesięczną sprzedażą do 10 tys. zł.

Wszyscy podatnicy powinni być przygotowani DO ODBIORU faktur zakupowych wystawianych przez podatników czynnych VAT za pośrednictwem KSeF już od 1 lutego 2026 roku!

Proces wystawiania e-Faktur

Odbywa się on poprzez oprogramowanie przedsiębiorców połączone z KSeF. System automatycznie przesyła fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur, gdzie zostaje ona zweryfikowana, zatwierdzona i otrzymuje numer KSeF.

W ramach współpracy z naszym biurem księgowym zapewniamy Państwu pełne wsparcie w obsłudze specjalistycznego oprogramowania przy procesie fakturowania w KSeF, w tym:

• poprawne przygotowanie i wystawianie faktur zgodnych z aktualnymi przepisami,

• przesyłanie już wystawionych faktur do systemu KSeF,

• monitorowanie statusu faktur przesłanych do KSeF,

• pobieranie numerów KSeF oraz Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO),

• bieżące wsparcie merytoryczne, dzięki czemu nie muszą się Państwo martwić o zmieniające się zasady obsługi e-Faktur.

Dzięki współpracy z naszym biurem mają Państwo pełną kontrolę nad obiegiem elektronicznych faktur, a jednocześnie pewność, że cały proces przebiega prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Odbiór faktur z KSeF – wygoda dzięki współpracy z nami

Obsługując naszych klientów, wykorzystujemy oprogramowanie umożliwiające automatyczne łączenie się z KSeF które może cyklicznie sprawdzać dostępność nowych faktur kosztowych, które można samodzielnie pobierać do środowiska klienta i zweryfikować, a następnie przekazywać do dalszego przetwarzania.

Ta automatyzacja znacznie usprawnia pracę z fakturami, minimalizując konieczność ręcznej obsługi i zmniejszając ryzyko pominięcia ważnych dokumentów

Gdy pojawią się nowe faktury, klient otrzyma powiadomienie, a my możemy od razu je przeanalizować i przygotować do zaksięgowania.

Dzięki współpracy z naszym biurem:

• zyskujesz pełną automatyzację procesu odbioru faktur,

• minimalizujesz ryzyko pominięcia ważnych dokumentów,

• masz pewność, że faktury są na bieżąco kontrolowane i rozliczane,

• nie tracisz czasu na zarządzanie plikami z KSeF — zajmujemy się tym za Ciebie.

Funkcje obsługiwane przez system we współpracy z naszym biurem obejmują m.in.:

• automatyczne pobieranie faktur zakupu z KSeF,

• przeglądanie odebranych e-faktur w dedykowanej zakładce,

• automatyczne pobieranie UPO dla faktur wystawionych w KSeF,

• weryfikację zgodności dokumentów ze wzorem MF oraz możliwość nadawania uprawnień pracownikom.

Podsumowując — korzystając z usług naszego biura księgowego, otrzymujesz nie tylko nowoczesne narzędzia, ale przede wszystkim profesjonalną opiekę i pełne wsparcie w obsłudze KSeF, co znacząco ułatwia codzienną pracę i zwiększa bezpieczeństwo rozliczeń.