JPK_KR i JPK_KR_PD – najważniejsze informacje dla przedsiębiorców

Cyfryzacja rozliczeń podatkowych obejmuje coraz szerszy zakres danych. Przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe muszą przygotować się nie tylko do raportowania VAT czy korzystania z KSeF, lecz także do przekazywania administracji skarbowej szczegółowych danych księgowych.

W praktyce należy rozróżnić:

• JPK_KR – przekazywany na żądanie organu podatkowego,
• JPK_KR_PD – przekazywany obowiązkowo po zakończeniu roku podatkowego lub obrotowego.

Wdrożenie JPK_KR_PD nie ogranicza się do aktualizacji programu księgowego. Może wymagać uporządkowania planu kont, danych kontrahentów, sposobu rozliczania podatku dochodowego oraz integracji systemu księgowego z KSeF.

Czym jest JPK?

Jednolity Plik Kontrolny to elektroniczny zbiór danych generowany z systemu finansowo-księgowego. Plik ma określoną strukturę i format XML, dzięki czemu może być automatycznie analizowany przez administrację skarbową.

Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność prowadzenia ksiąg w sposób kompletny, spójny i pozwalający powiązać zapisy księgowe z dokumentami źródłowymi.

JPK_KR a JPK_KR_PD

JPK_KR

JPK_KR przekazuje się na wezwanie organu, między innymi podczas czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej lub postępowania podatkowego.

Termin wskazuje urząd. Przedsiębiorca powinien otrzymać co najmniej trzy dni na przygotowanie pliku, a w uzasadnionych przypadkach może wystąpić o przedłużenie tego terminu.

JPK_KR_PD

JPK_KR_PD, czyli Jednolity Plik Kontrolny Księgi Rachunkowe Podatek Dochodowy, jest przekazywany obowiązkowo, bez wezwania urzędu.

Plik obejmuje dane księgowe oraz informacje potrzebne do ustalenia podatku dochodowego. Odrębna struktura JPK_ST_KR dotyczy środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Określenie „JPK_CIT” jest potoczną nazwą odnoszącą się najczęściej łącznie do JPK_KR_PD i JPK_ST_KR.

Kogo obejmuje obowiązek?

Obowiązek wprowadzany jest etapami.

Od 2025 roku (pierwszy raport w 2026 r.) obejmuje podatkowe grupy kapitałowe (PGK) oraz podatników CIT i określone spółki, których przychody przekroczyły równowartość 50 mln euro.

Od 2026 roku (pierwszy raport w 2027 r.) obejmuje pozostałych podatników CIT, spółki niebędące osobami prawnymi oraz podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe pod warunkiem, że podmioty te przesyłają pliki JPK_V7M (czyli nie sa zwolnione z VAT).

Od 2027 roku (pierwszy raport w 2028 r.) obowiązek obejmie pozostałych podatników CIT i PIT prowadzących księgi rachunkowe, w tym podmioty składające JPK_V7K oraz podmioty zwolnione z VAT.

Terminy wysyłki

Od 1 lipca 2026 roku:

• podatnicy CIT przekazują JPK_KR_PD do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego lub obrotowego,
• podatnicy PIT przekazują plik do 31 lipca po zakończeniu roku podatkowego.

Jeżeli rok podatkowy spółki pokrywa się z kalendarzowym, termin przypada zasadniczo na 31 lipca następnego roku. Przy innym roku podatkowym termin należy ustalić indywidualnie.

Jakie dane zawiera JPK_KR_PD?

Struktura obejmuje między innymi:

• dane przedsiębiorcy i kontrahentów,
• zestawienie obrotów i sald,
• dziennik księgowań,
• zapisy na kontach,
• informacje o podatku dochodowym,
• różnice między wynikiem finansowym a podatkowym,
• numery identyfikujące faktury w KSeF,
• sumy kontrolne.

Plik musi być zgodny z aktualną schemą XSD.

Znaczniki kont i węzeł RPD

Jednym z najważniejszych elementów wdrożenia jest przypisanie kontom księgowym odpowiednich znaczników bilansowych, wynikowych i podatkowych.

Znaczniki wskazują, czy dane konto dotyczy między innymi aktywów, zobowiązań, przychodów, kosztów podatkowych, kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów lub pozycji pozabilansowych.

Jeżeli na jednym koncie ujmowane są operacje o różnym charakterze podatkowym, może być konieczne utworzenie dodatkowych kont analitycznych. W praktyce wdrożenie JPK_KR_PD często oznacza więc potrzebę przebudowy planu kont.

Ważnym elementem pliku jest także węzeł RPD. Pokazuje on przejście od wyniku finansowego brutto do wyniku podatkowego, uwzględniając przychody podatkowe, koszty uzyskania przychodów oraz trwałe i przejściowe różnice podatkowe.

RPD nie zastępuje deklaracji CIT-8 ani zeznania PIT, ale powinien być zgodny z kalkulacją podatku dochodowego i zapisami księgowymi.

JPK_KR_PD a KSeF

W JPK_KR_PD należy wykazywać numer KSeF dla faktur, którym został on nadany.

Przedsiębiorca powinien więc zadbać o prawidłowy przepływ numerów KSeF z systemu fakturowego do systemu księgowego. Przy dużej liczbie dokumentów ręczne uzupełnianie tych danych może prowadzić do pomyłek.

Jak przygotować firmę?

Przygotowania warto rozpocząć odpowiednio wcześnie. Najważniejsze działania obejmują:

1. Ustalenie, od kiedy firma podlega obowiązkowi.
2. Weryfikację roku podatkowego, wysokości przychodów i sposobu składania JPK_V7.
3. Przegląd systemów księgowych i źródeł danych.
4. Przypisanie odpowiednich znaczników do kont.
5. Uporządkowanie danych kontrahentów, w tym NIP i zagranicznych numerów podatkowych.
6. Zapewnienie zgodności danych RPD z kalkulacją podatku dochodowego.
7. Integrację systemu księgowego z KSeF.
8. Przeprowadzenie testów pliku przed terminem wysyłki.
9. Ustalenie zasad podpisywania, wysyłania, korygowania i archiwizowania plików.

JPK_KR_PD może być wysyłany z programu księgowego, przez API lub za pomocą Klienta JPK WEB. Plik można także skorygować, dlatego w firmie powinny istnieć jasne procedury zatwierdzania i dokumentowania korekt.

W przypadku dużej liczby danych plik może zostać podzielony na części. Podział musi jednak zachowywać ciągłość zapisów i nie może prowadzić do powstania luk lub powtórzeń.

Najczęstsze błędy

Do najczęstszych problemów należą:

• rozpoczęcie przygotowań dopiero po zakończeniu roku,
• nieprawidłowe znaczniki kont,
• zbyt ogólny plan kont,
• brak zgodności RPD z kalkulacją podatkową,
• niekompletne dane kontrahentów,
• brak numerów KSeF,
• nieprzeprowadzenie testów,
• niejasny podział odpowiedzialności.

Samo zapewnienie dostawcy oprogramowania, że system „obsługuje JPK”, nie gwarantuje poprawności danych. Program może przygotować plik zgodny technicznie, ale nie zweryfikuje każdej decyzji księgowej i podatkowej.

Podsumowanie

JPK_KR_PD to nie tylko kolejny plik do wysłania, ale istotna zmiana w sposobie prowadzenia i raportowania ksiąg rachunkowych.

Przedsiębiorcy powinni odpowiednio wcześniej przeanalizować plan kont, jakość danych kontrahentów, kalkulację podatku dochodowego, integrację z KSeF oraz procedury kontroli i wysyłki.

Jako biuro rachunkowe wspieramy przedsiębiorców w ocenie obowiązków, przygotowaniu danych i dostosowaniu procesów księgowych do nowych wymagań. Wczesne rozpoczęcie prac pozwala ograniczyć ryzyko błędów i uniknąć problemów przy pierwszej wysyłce JPK_KR_PD.