KSeF wprowadza nową definicję faktury — fakturę ustrukturyzowaną, czyli e-Fakturę w formacie XML, która jest wystawiana, przesyłana i przechowywana w systemie KSeF.

Taka zmiana oznacza, że tylko faktury wygenerowane i zatwierdzone w KSEF mają moc prawną i mogą być podstawą do rozliczeń podatkowych. W rozumieniu prawnym faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, która posiada przydzielony przez system, indywidualny numer identyfikacyjny.

Do KSeF wysyła się wyłącznie faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Nie wysyła się do KSeF drukowanych rolek czy innych form papierowych, a jedynie elektroniczne faktury ustrukturyzowane.

Podatnikom nadal będzie udostępniona możliwość pobrania faktury w formacie PDF. Jednak taki dokument nie będzie stanowił faktury w rozumieniu KSeF, lecz jedynie jej wizualizację, służącą celom informacyjnym i ułatwiającą odczytanie danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej przesłanej w formacie XML.

Ważne jest jednak, że:

Wizualizacja nie jest dokumentem urzędowym i nie jest samodzielną fakturą podatkową.

Oryginałem faktury jest plik XML przechowywany i dostępny w systemie KSeF, który zawiera pełną, ustrukturyzowaną i oficjalną treść faktury.

Najważniejsze jest, aby wizualizacja wiernie oddawała bez zmian merytoryczną treść zawartą w pliku XML przesłanym do KSeF, czyli dane liczbowe, nazwy, daty i inne kluczowe informacje nie mogą być zmieniane czy modyfikowane graficznie.

Wizualizacja może być opatrzona  kodem QR, który pozwala na szybkie sprawdzenie faktury w systemie KSeF.

Kod QR na wizualizacji faktury KSeF zawiera wszystkie niezbędne dane, takie jak numer KSeF, dane sprzedawcy i nabywcy oraz datę wystawienia. Dzięki temu na wydruku PDF można go szybko zeskanować, aby zweryfikować autentyczność dokumentu, pobrać fakturę bezpośrednio z systemu KSeF oraz potwierdzić, że została prawidłowo zarejestrowana i wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur.

Brak kodu QR na wizualizacji faktury może oznaczać, że faktura nie została jeszcze przydzielona do KSeF, pochodzi sprzed okresu obowiązkowego stosowania KSeF lub jest

wersją roboczą czy kopią nieformalną, która nie umożliwia natychmiastowej weryfikacji w systemie.

Pro forma, duplikat faktury, faktury zaliczkowe i korekty, nota korygująca:

• Faktury pro forma nie są dokumentami księgowymi i nie podlegają obowiązkowi rejestracji w KSeF.

Ważnie! Po otrzymaniu płatności za fakturę Pro forma podatnik ma obowiązek wystawić właściwą fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją do KSeF (nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego) zgodnie z obowiązującymi przepisami.

• W KSeF nie ma potrzeby wystawiania duplikatów faktur, gdyż pełną funkcję ich zastępuje dostęp do oryginalnego, ustrukturyzowanego dokumentu w systemie.
• Faktury zaliczkowe, końcowe oraz korekty muszą być jednak obowiązkowo wystawiane i przesyłane przez KSeF w ustrukturyzowanej formie.

W KSeF nie ma możliwości wystawienia noty korygującej bezpośrednio w systemie — korekty realizuje się fakturą korygującą, co zapewnia większą kontrolę i jednoznaczność dokumentacji księgowej.

Uwaga! Po przesłaniu faktury do KSeF nie ma możliwości jej bezpośredniej zmiany ani anulowania w samym systemie. Każda korekta danych faktury musi być dokonana wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej (korekty).

Istotne warunki dotyczące korekty faktury w KSeF:

• Faktura korygująca może być wystawiona dopiero po uznaniu przez KSeF faktury pierwotnej, co następuje w momencie nadania fakturze unikatowego numeru identyfikującego w systemie;
• Faktura korygująca jest również fakturą ustrukturyzowaną i musi zostać przesłana do KSeF, spełniając wszystkie wymogi formalne;
• W fakturze korygującej należy wskazać numer identyfikujący fakturę pierwotną, której dotyczy korekta, a także datę wystawienia tej faktury;
• Korekta może dotyczyć zmiany wartości podstawy opodatkowania, kwoty podatku, zwrotu płatności, czy innych pozycji na fakturze;
• System wymaga pełnej transparentności i jednoznaczności dokumentacji, dlatego korekty są rejestrowane jako nowe dokumenty powiązane z fakturą oryginalną.

Artykuł przygotowała główna księgowa: Tetiana Kupchuk