Omówmy wpierw istotne kwestie, którego mogą mieć wpływ na poprawne ustalenie wymiaru urlopu naszego pracownika:

1. Czy pracownik dostarczył dokumenty, na podstawie których pracodawca będzie mógł ustalić wymiar urlopu?
2. Czy pracownik podejmuję „po raz pierwszy” pracę na podstawie umowy o pracę w danym roku kalendarzowym?
3. Czy pracownik podejmuje pracę w trakcie roku kalendarzowego?
4. Czy stosujemy wymiar urlopu 20/26 dni w skali roku kalendarzowego?

Ad. 1

Pracownikowi w ciągu roku kalendarzowego przysługuje 20/26 dni urlopu, który ustala się na podstawie tzw. ogólnego stażu pracy. Wyższy wymiar urlopu przysługuje pracownikowi, którego staż pracy wynosi powyżej 10 lat. Pojawia się nam tu kwestia w jaki sposób ten staż pracy ustalić. Najlepszą opcją w tej sytuacji byłoby poproszenie pracownika o dostarczenie niezbędnych dokumentów takich jak:

• Świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy.
• Dyplom ukończenia np. liceum, technikum, szkoły wyższej, szkoły policealnej
• Zaświadczenie o pobieraniu zasiłku bądź stypendium dla bezrobotnych
• Zaświadczenie o okresach służby zasadniczej, zawodowej i nadterminowej służby wojskowej
• Zaświadczenie o okresach pracy w policji, straży pożarnej, straży granicznej

Katalog ten jest otwarty. Jeżeli odrębne przepisy wskazują, że inne okresy są uwzględniane do stażu pracy pracownika i przekładają się one na uprawnienia pracownicze, powinny być uwzględnione.

Ad. 2

Co oznacza sformułowanie „po raz pierwszy”? Omówmy sobie to na przykładzie. Mamy Janka. Janek ma 22 lata, ukończył szkołę wyższą w trybie stacjonarnym, otrzymał dyplom ukończenia szkoły. Postanowił on nabyć praktyki w zawodzie, więc szukał pracy. Pracodawca zaproponował mu zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Janek rozpoczął pracę od 15

lipca, nigdy wcześniej nie pracował na podstawie umowy o pracę, jest to jego pierwsza pracy tego rodzaju. Jak pracodawca powinien ustalić wymiar takiego urlopu? Odpowiedź możemy znaleźć w art. 153 §1 Kodeksu Pracy „Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.” Analizując powyższy przepis, Janek będzie nabywał prawa do urlopu w wysokości 1/12 po przepracowaniu miesiąca pracy, czyli jeżeli rozpoczął pracę 15 lipca to do 14 sierpnia powinien przepracować, aby nabyć prawo do urlopu. Janek będzie nabywał urlopu w takim systemie do końca roku. Od nowego roku Janek na będzie prawa do urlopu z góry.

Ad. 3

Wymiar 20/26 dni przysługuje przy założeniu, że pracownik przepracuje u danego pracodawcy cały rok kalendarzowy. Jeżeli tak się nie dzieje, pracownikowi będzie przysługiwał tzw. urlop proporcjonalny. Jak ten urlop będzie się kształtował, o tym poniżej:

• Wymiar urlopu przy zakończeniu współpracy u dotychczasowego pracodawcy i przejściu do nowego pracodawcy – różne miesiące

U dotychczasowego pracodawcy	W wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego, chyba że pracownik wykorzystał większą część
U kolejnego pracodawcy	W wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia u nowego pracodawcy

• Wymiar urlopu przy zakończeniu współpracy u dotychczasowego pracodawcy i przejściu do nowego pracodawcy – ten sam miesiąc

U dotychczasowego pracodawcy	W wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego
U kolejnego pracodawcy	Nowy pracodawca uwzględnia urlop od nowego miesiąca, gdyż poprzedni pracodawca uwzględnił urlop z bieżącego miesiąca.

Uwaga! Łączny wymiar urlopu pracownika w danym roku kalendarzowym nie może być niższy, niż wynika to z okresów zatrudnienia u każdego z pracodawców. Jeśli u dotychczasowego pracodawcy wykorzystał większy wymiar urlopu, u kolejnego powinien otrzymać wymiar niższy, jednakże należy pamiętać o warunku wyżej.

• Wymiar urlopu obniżony z uwagi na wskazane nieobecności trwające co najmniej 1 miesiąc:
  • Urlop bezpłatny
  • Urlop wychowawczy – wyjątek*
  • pełnienie zasadniczej służby wojskowej, pełnienie terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, pełnienie służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby, odbywanie ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy albo pełnienie służby zastępczej.
  • tymczasowe aresztowanie.
  • odbywanie kary pozbawienia wolności.
  • nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.

*Jeżeli pracownik nabył prawa do pełnego wymiaru urlopu przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego, urlop ten nie podlega proporcjonalnemu pomniejszeniu. W pozostałych przypadkach urlop podlega proporcjonalnemu obniżeniu.

Ad. 4

Jak wspomniałem na początku, wymiar 20/26 dni zależy od ogólnego stażu pracownika. Pragnę zwrócić uwagę, że urlop ten przysługuje pracownikowi w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracownik wykonujący pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy otrzymuje urlop proporcjonalny adekwatnie do wysokości wymiaru czasu pracy. Należy również pamiętać, że 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom.

Patryk Pułka – Koordynator Kadr i Płac