Od 2026 roku fakturowanie w Polsce wejdzie na nowy, elektroniczny poziom dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF). Nowy system ma na celu usprawnienie obiegu faktur, zwiększenie transparentności rozliczeń oraz ułatwienie kontroli podatkowej. W tym artykule wyjaśniamy, jak będzie wyglądać współpraca pomiędzy przedsiębiorcami a biurami rachunkowymi w zakresie KSeF oraz jak przygotować się do zmian.

Terminy obowiązkowego korzystania z KSeF

• Od 1 lutego 2026 r. — duzi podatnicy VAT (obrót ponad 200 mln zł w 2024 r.)
• Od 1 kwietnia 2026 r. — wszyscy pozostali podatnicy VAT oraz zwolnieni z VAT
• Od 1 stycznia 2027 r. — najmniejsi podatnicy, tzw. cyfrowo wykluczeni (obrót do 10 tys. zł miesięcznie)
• Kto wystawia faktury w KSeF?

Faktury w systemie KSeF wystawia wyłącznie sam klient, czyli przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub inną formę działalności. Biuro rachunkowe nie jest uprawnione do wystawiania faktur w imieniu klienta — jego rola ogranicza się do wsparcia w zakresie księgowości i rozliczeń.

• Jak przebiega proces wystawiania faktury w KSeF?

Podatnik przygotowuje fakturę w formacie XML, zgodnie ze strukturą FA(3). Faktura zawiera:

• dane sprzedawcy i nabywcy,
• szczegółowy opis towarów lub usług,
• stawki oraz kwoty podatku VAT,
• dodatkowe informacje, np. dotyczące płatności i transportu.

Dokument jest przesyłany elektronicznie do KSeF, który przyznaje mu unikalny numer i zatwierdza fakturę. Nabywca otrzymuje ustrukturyzowaną fakturę wraz z numerem nadania, co usprawnia wymianę dokumentów i przyspiesza księgowanie.

Wszystkie faktury są elektronicznie archiwizowane w systemie KSeF, co zwiększa przejrzystość i ułatwia ewentualne kontrole podatkowe.

•  Kto pobiera faktury z KSeF?

Biura rachunkowe pobierają faktury elektroniczne z KSeF, ale tylko po uzyskaniu stosownych uprawnień dostępu od klienta. Pobieranie faktur jest niezbędne do prawidłowego prowadzenia księgowości i rozliczania przedsiębiorcy, ponieważ faktury są podstawą dokumentacji i płatności.

•  Nadawanie uprawnień dostępu w KSeF

Aby biuro rachunkowe mogło pobierać i przeglądać faktury w imieniu klienta, przedsiębiorca musi udzielić mu odpowiednich uprawnień w systemie KSeF. Można to zrobić na poziomie:

• poszczególnych użytkowników biura,
• całego zespołu biura rachunkowego.

Biuro ma wtedy prawo do działań takich jak pobieranie i przeglądanie faktur, jednak nie obejmuje to ich wystawiania. Warto, aby klient regularnie aktualizował listę osób z przyznanym dostępem dla bezpieczeństwa danych.

• Jak klient nadaje uprawnienia biuru rachunkowemu?

Proces nadawania uprawnień wygląda następująco:

• Przedsiębiorca loguje się do systemu KSeF za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/login.
• W panelu zarządzania uprawnieniami wskazuje biuro rachunkowe (według NIP — np. 7010459086) jako podmiot uprawniony do pobierania i przeglądania faktur.
• Uprawnienia można nadać całemu biuru lub wybranym pracownikom tego biura.
• Biuro rachunkowe po otrzymaniu uprawnień aktywuje je w systemie, najczęściej używając podpisu kwalifikowanego z własnym NIP-em.
• Informowanie biura rachunkowego o wystawieniu faktur miesięcznych

Zaleca się, aby klient lub odpowiedzialny pracownik administracyjny po stronie przedsiębiorcy regularnie przekazywał biuru rachunkowemu informację o wystawieniu i zatwierdzeniu kompletnego zestawu faktur za dany miesiąc.

Dobrą praktyką jest, aby taka informacja:

• była przekazywana w terminie uzgodnionym z biurem rachunkowym, tak aby umożliwić terminowe rozliczenia,
• zawierała potwierdzenie kompletności faktur w systemie KSeF,
• była przesyłana wygodną dla obu stron formą komunikacji, np. e-mailem lub poprzez dedykowany kanał.

Opracował młodszy księgowy Jakub Masiczak